6 Voorraadbeheer Methodes - Welke gebruik je best als klein of middelgroot bedrijf?

Inhoud

Wat is een voorraadbeheer methode?

Periodiek voorraadbeheer

Inventory Management

De ABC-analyse

JIT: Just In Time stock beheer

FIFO: First In, First Out

LIFO: Last In, First Out

Conclusie

Wat is een voorraadbeheer methode eigenlijk?

Een voorraadbeheer methode is de manier waarop je producten in je magazijn indeelt en hoe je jouw voorraad bijhoudt. Dit is belangrijk om overschotten en tekorten te vermijden.

Wat je niet op voorraad hebt, kan je niet verkopen

Het omgekeerde geldt ook.

Wat je te veel op voorraad hebt zijn extra kosten voor opslagruimte en voorraadbeheer.

Er zijn veel methodes om je stock te beheren, maar geen enkele is perfect. Zelfs een techreus als Amazon is voortdurend bezig om de logistiek te verbeteren.

Dat wil niet zeggen dat jouw bedrijf moet investeren in drones, robots en datacenters. Als kleine onderneming kan je met kleine ingrepen je voorraadbeheer aanzienlijk verbeteren.

Hiervoor hoef je het magazijn van je concurrenten niet te gaan bespieden vanuit de struiken.

We hebben namelijk 6 voorraadbeheer methodes op een rijtje gezet. Onze bedoeling is om jou te inspireren.

Laat ons beginnen met een systeem dat je waarschijnlijk bekend voorkomt…

1. Periodiek voorraadbeheer

Op een regelmatig tijdstip controleer je de voorraad en vul je deze aan. Dat kan dagelijks, wekelijks, maandelijks of zelfs jaarlijks zijn.

Voor wie?

Eigenlijk past elke onderneming met een stock dit toe. Sommige gebruiken het in combinatie met andere methodes die verderop aan bod komen.

Het is vooral nuttig voor bedrijven die:

• een relatief kleine voorraad hebben

• vrij goed toekomstige bestellingen kunnen inschatten

• geen fulltime magazijnier in dienst hebben

Voordelen

Dit is de eenvoudigste methode. De kunst bestaat eruit om het juiste tijdstip te bepalen waarop je jouw voorraad controleert en aanvult.

Mogelijk nadeel

Hoe langer de periodes tussen de controles, hoe groter de kans dat je met een voorraadtekort of -overschot zal zitten.

Pro tip: CoManage is een handige tool waarin je producten en je voorraad kan invoeren. Mede-oprichter Jeroen toont in deze korte video hoe dat in zijn werk gaat.

Doe jij ook af en toe een controle van je voorraad?

Lees dan zeker ook de volgende methode…

2. Inventory Management

EOQ, of “inventory management”, is een methode waarbij je de ideale voorraad van een product berekent op basis van de wiskundige formule van Camp.

Dit is niet zo eenvoudig en eerlijk gezegd ook niet volledig waterdicht.

Zet je graag je tanden in cijfers en berekeningen? Dan zet Wikipedia je op het goede spoor.

Verderop geven we je een voorbeeld van een eenvoudigere formule. Maar laat ons eerst ontdekken of deze methode sowieso nuttig is voor jou.

Voor wie?

Deze methode kan nuttig zijn voor een kmo of mkb die

• niet gek veel bestellingen per dag verwerkt

• op vaste tijdstippen producten koopt

• het opslag budget wil verbeteren

Voordeel

Data is betrouwbaarder dan het buikgevoel.

Nadelen van EOQ en voorraad berekenen

Voor de formule van Camp moet je weten hoeveel stuks van elk product je op jaarbasis verkoopt. Start-ups weten dat niet en deze methode is dus voor hen niet geschikt.

Daarnaast moet je tot in de details uitrekenen hoeveel je kosten bedragen.

EOQ houdt geen rekening met prijsschommeling en de verandering van vraag.

Voorbeeld om snel de kosten voor je voorraad te berekenen

Zelfs als je geen magazijn hebt, maar je producten buiten, in een kantoorruimte, of zelfs je garage opslaat, kost het geld. Hoeveel kost het jouw bedrijf om producten in voorraad te houden?

Pas het voorbeeld hieronder aan en je weet het meteen.

Voorbeeld opslagkosten bouwbedrijf

Je hebt een bouwbedrijf en slaat materialen op, zoals bakstenen. Met een eenvoudige formule kan je snel berekenen hoeveel het kost om 1 baksteen op te slaan.

Veronderstel dat

• je elke maand 1 bestelling plaatst van €500

• je opslagkosten €1.000 per maand bedragen

• en je houdt 5.000 bakstenen op voorraad

Eerst bereken je de totale kosten met deze formule:

Totale kosten = Bestelkosten + Opslagkosten

• Onder bestelkosten vallen onder andere het transport, administratieve kosten en de kosten van de bestellingen zelf.

• Onder opslagkosten vallende huurkosten voor je opslagruimte, energierekeningen, verzekeringen, personeel, bewaking, enz.

Je totale kosten bedragen dan €1.500 (€500 + €1.000)

De gemiddelde voorraad beheerkosten per baksteen kan je snel berekenen:

Voorraadkost per product = Totale kosten / Aantal producten in voorraad

1 baksteen op voorraad houden, kost jou €0,30 per maand (€1.500 / 5.000)

Is dat veel? Of weinig?

Het geeft je alleszins een goed beeld van de realiteit.

• Misschien moet je meer bestellen om de kosten van je voorraad per stuk te drukken?

• Of je winstmarges verhogen?

• Of andere manieren vinden om je opslagkosten te drukken: veranderen van locatie bijvoorbeeld.

• Misschien is het zelfs tijd om uit te breiden?

Voor je aan het rekenen gaat, neem je best ook de volgende methode door.

3. De ABC-analyse

Bij een ABC-analyse deel je jouw producten in 3 categorieën I op basis van de omzet en voorraadkosten.

De bedoeling is om te ontdekken welke producten je best in voorraad hebt en van welke je minder nodig hebt.

Categorie A:

Dit zijn de spreekwoordelijke gouden eieren. Producten die vlotjes de deur uitgaan en ook het meeste opleveren.

• Hoogste omzet

• Laagste opslagkosten

Deze categorie producten verdient jouw volle aandacht. Je moet ze altijd in voorraad hebben

Categorie B:

In deze categorie breng je alles onder wat niet in A of B past. Het zijn producten waarvan je redelijk wat verkoopt. Ze leveren jou een gemiddelde winst op en de opslagkosten zijn redelijk.

• Gemiddelde omzet

• Gemiddelde opslagkosten

Categorie C:

Tot deze categorie behoren de minst verkochte en rendabele producten. Je hebt ze nodig omdat klanten ze af en toe bestellen, maar niet in grote hoeveelheden.

• Laagste omzet: je minst populaire producten

• Hoogste opslagkosten

Pro Tip: In CoManage kan je producten indelen in groepen.

Voor welke bedrijven is de ABC-analyse nuttig?

De ABC analyse heeft zin als je bedrijf een grote voorraad heeft en een breed assortiment aanbiedt. Niet alle producten verkopen even goed en je wil ook zeker zijn dat je voorraad voldoende groot is voor producten die als zoete broodjes over de toonbank gaan.

Nadelen

• De ABC-analyse vertelt je wel wat je best op voorraad hebt, maar daarvoor moet je ook goed georganiseerd zijn. Dat kost geld.

• Duidelijke afspraken met je leveranciers is eenvoudiger als je veel bij hen bestelt. Als kleine onderneming sta je op dat gebied minder stevig in je schoenen.

Voordelen

• Dankzij een ABC- analyse heb je altijd genoeg voorraad van wat vlotjes verkoopt en bestel je bij leveranciers nooit teveel producten die minder goed verkopen.

• Focus op het beheer van je allerbelangrijkste producten levert jouw bedrijf het meeste op.

Pro Tip: Heb je een WooCommerce webshop? Dan kan je deze koppelen aan CoManage. Zo kan je e-invoice facturen opstellen en je voorraad in hetzelfde programma beheren.

De volgende methode heeft een andere aanpak…

4. JIT: Just In Time stock beheer

JIT staat voor Just In Time. In logistiek is het het tegenovergestelde van periodiek voorraadbeheer. Bij het JIT-systeem houd je de voorraad continu in de gaten zodat je net op tijd kan bestellen en leveren.

Voor wie is JIT?

Deze methode is niet voor elk bedrijf weggelegd. Het vergt namelijk een strakke organisatie waarbij iedereen in de logistieke keten zijn afspraken nakomt en taken op tijd uitvoert.

Dat kan een uitdaging zijn voor kleine ondernemingen. Er kan namelijk heel wat mislopen tussen bestelling en levering.

• Wat doe je met producten van klanten die een bestelling afzeggen of retourneren?

• Een technische panne in de productieketen kan je planning in de war sturen

• Pakbonnen die verkeerde informatie bevatten zorgen voor extra overlast.

• Een leverancier of bezorger die vertraging oploopt, brengt je in de problemen.

• Enz.

Voordelen

Als het werkt, is dit systeem perfect.

• Je opslagruimte wordt optimaal benut.

• Klanten krijgen hun bestelling altijd op tijd.

Nadelen

• Je moet een strakke planning hebben en kunnen naleven.

• Om te weten wat je zelf moet aankopen, moet je een goede kijk hebben op je verkoop in de nabije toekomst.

• Met bulk inkopen kan je de prijs drukken. De beste aankoopprijs afdingen is moeilijker met de JIT-methode.

Het hoeft niet te verbazen dat deze methode in Japan is ontwikkeld. Het land waar efficiëntie wel lijkt uitgevonden.

De laatste twee methodes zijn misschien interessanter voor jou…

5. FIFO: First In, First Out

Bij de FIFO voorraadbeheer methode organiseer je jouw magazijn zo dat de producten die eerst binnenkomen, ook het eerst de deur uitgaan.

Je zet de producten als het ware in de wachtrij en geeft ze een volgnummertje.

Voor wie?

Deze methode is vooral nuttig als je producten verkoopt met een beperkte houdbaarheidsdatum. En dat zijn er meer dan je op het eerste gezicht zou denken.

• Voedingsmiddelen. Alles wat niet op tijd verkocht is, is voor de vuilnisbak.

• Kledij. Ook al verslijt kledij niet in je magazijn, de modewereld en je klanten hebben hierover een andere mening.

• Onderhoudsproducten enz. Ook op verf staat een vervaldatum.

Voordelen

• Je beperkt de kans dat producten vervallen in je magazijn. Deze kan je niet meer verkopen en nemen enkel kostbare opslagruimte in beslag.

Nadeel

• Het systeem is ideaal voor de voedingsindustrie en supermarkten. Voor andere sectoren kan het nuttig zijn, maar is de impact op stockbeheer veel kleiner.

En wat als je dit systeem zou omdraaien? Dan krijg je het volgende…

6. LIFO: Last In, First Out

De LIFO stockbeheer methode is het tegenovergestelde van FIFO. Producten die het laatst binnenkomen in je magazijn, gaan eerst de deur uit.

Voor wie is LIFO geschikt?

Als je een grote doorstroming van binnenkomende en uitgaande producten en een groot magazijn hebt, kan de LIFO methode interessant zijn voor jouw bedrijf.

Voordeel

• Als er een levering binnenkomt, zet je deze vooraan in je magazijn. Dat bespaart een hoop geloop.

Nadelen

• Dit systeem is niet geschikt voor producten met een beperkte houdbaarheidsdatum.

• Als je assortiment groot is, hou je liever alles netjes geschikt. Je kan dan de ABC-methode gebruiken om de bestsellers vooraan in je opslagruimte te zetten.

Conclusie: wat is de beste voorraadbeheer methode voor jouw bedrijf?

Er bestaat geen ideaal systeem om voorraden te beheren. Elk bedrijf is anders, verkoopt andere producten en beschikt over andere budgetten.

Toch is het belangrijk dat je, waar mogelijk, het beheer van je voorraad optimaliseert.

Dat levert namelijk voordelen op.

• Je bespaart kosten als je zo weinig mogelijk overtollige producten op voorraad houdt.

• Je beperkt het risico dat je producten out of stock raken.

• Een efficiënt beheer kost wat moeite in het begin, maar levert snel winst op, zowel in tijd als opslagkosten.

• Als bedrijf kan je groeien door bestellingen bij je leveranciers en leveringen aan je klanten zo vlot mogelijk te laten verlopen.

De 6 voorraadbeheer methodes zijn niet voor elke kleine of middelgrote onderneming even geschikt of haalbaar.

Wil je het nog eenvoudiger?

Dan is CoManage zeker een goed voorraadbeheer programma voor jou.

• Je kan je producten, prijzen en voorraad snel importeren met een Excel bestand.

• Bij elke factuur of bestelling die je maakt, past de voorraad zich automatisch aan.

• Voeg teamleden toe en iedereen weet meteen of er besteld of geleverd moet worden.

Benieuwd? Klik op de knop hieronder en probeer 14 dagen gratis welke impact het kan maken op jouw voorraadbeheer.