Herinneringsmail voor betaling - 4 sjablonen + tips

Inhoudsopgave

• Sjabloon voor vriendelijke betalingsherinneringse-mail

• Betalingsherinnering e-mail voor de vervaldatum

• Voorbeeld van een geestige betalingsherinneringsmail

• Formele tweede betalingsherinnering per e-mail

• Een succesvolle e-mail betalingsherinnering is meer dan alleen bodytekst

• Hoe u gemakkelijk een sjabloon voor een betalingsherinneringse-mail kunt versturen

• Laatste opmerking

Sjabloon voor een vriendelijke betalingsherinneringse-mail

Deze voorbeeld e-mail is kort en ideaal om te versturen wanneer de vervaldatum van de factuur is verstreken.

Mogelijke e-mailonderwerpregels:

• Vriendelijke herinnering: factuur XXXX.

Dit is verreweg de meest neutrale onderwerpregel voor betalingsherinneringen. Het is risicoloos, maar ook saai.

• Vriendelijke herinnering

Dit kan nieuwsgierigheid oproepen. Het kan een herinnering zijn aan een gebeurtenis of een vraag die de klant niet beantwoordde. Alleen, dat is het niet. Het verrassingseffect kan hier werken.

E-mail body:

Geachte <Contactnaam>,

Ik begrijp dat mijn mail van <vervaldatum> misschien aan uw aandacht is ontsnapt.

Daarom wil ik u herinneren aan de factuur in de bijlage. U vindt er de betalingsinstructies op.

Als u problemen of vragen heeft, kunt u deze mail gewoon beantwoorden en ik weet zeker dat we een oplossing zullen vinden.

Als u de betaling al heeft gedaan, kunt u deze herinnering negeren.

Nogmaals bedankt voor uw gewaardeerde vertrouwen in <uw bedrijf>.

Met vriendelijke groet,

<Uw Naam>

Bijgevoegd: Factuur <Factuurnummer>

Voetnoot e-mail

Use case voor deze herinneringse-mail

• Dit is een vrij algemene e-mail en daarom geschikt voor allerlei soorten bedrijven die klanten willen herinneren aan achterstallige betalingen.

Wanneer moet u deze e-mail (niet) versturen?

• De beste timing om deze e-mail te versturen is zo snel mogelijk na de vervaldatum.

• Uiteraard niet versturen voordat de betalingstermijn is verstreken. Verderop vindt u een sjabloon voor deze situatie.

Waarom werkt deze e-mail zo goed?

Er zijn een paar redenen waarom deze e-mailsjabloon werkt. Als u het voorbeeld aanpast aan uw behoeften, zorg er dan voor dat uw herinneringsmail de volgende elementen bevat.

• Vriendelijke toon. Je wilt het zo vriendelijk mogelijk houden in je eerste herinnering.

• Je begrijpt dat communicatiefouten kunnen gebeuren. Door het vaag te houden en de ontvanger of de technologie niet de schuld te geven, zal niemand zich gekwetst of aangevallen voelen.

• De factuur is bijgevoegd. En u vermeldt dit twee keer, zodat mensen dit moeilijk kunnen missen. Tegelijkertijd maakt u het hen gemakkelijk om het document waarnaar u verwijst te vinden.

• Hoewel alles duidelijk moet zijn, kunnen mensen allerlei problemen hebben, en u biedt hulp aan. Denk bijvoorbeeld aan een tijdelijk geblokkeerde bankrekening, een gestolen kaart, een gehackte computer, een ziekte, enz.

• U eindigt de mail met "Dank u wel". Dit zijn twee krachtige woorden in het bedrijfsleven en in het leven.

Uw klant een herinnering sturen wanneer de factuur te laat is, is niet uw enige optie...

Herinneringsmail voor de vervaldag

Sommige bedrijven verkiezen een proactieve aanpak. Als dit als u klinkt, komt de volgende voorbeeld e-mail goed van pas.

Onderwerp van de e-mail:

• Uw factuur is bijna vervallen

• Herinnering: u hebt een openstaande factuur

Inhoud van de e-mail:

Geachte <Contactnaam>,

Ik wil u eraan herinneren dat op <vervaldatum> de factuur met referentie <factuurnummer> vervalt.

Wij haten het om extra administratieve kosten aan te rekenen voor te late betalingen, en daarom ben ik zo vrij geweest om u een e-mail te sturen.

U vindt de betalingsgegevens in de bijlage. Laat het me weten als je nog vragen hebt. U kunt mij bereiken door op reply te drukken op deze e-mail.

Als u al van plan bent de betaling te doen, kunt u mijn bericht negeren.

Nogmaals bedankt voor uw gewaardeerde vertrouwen in <uw bedrijf>.

Met vriendelijke groet,

<Uw Naam>

Bijgevoegd: Factuur <Factuurnummer>

Voetnoot e-mail

Gebruik voor deze betalingsherinneringse-mail

Deze e-mail is belangrijk als u extra kosten in rekening brengt voor te laat betaalde facturen. Maar ook als u dit niet systematisch toepast, kunt u klanten een herinnering sturen voordat ze u moeten betalen.

Wanneer stuurt u deze herinnering best (niet)?

• Stuur deze mail niet wanneer uw klant u heeft betaald. Verderop kunt u ontdekken hoe gemakkelijk dit kan zijn zonder elke dag uw bankrekening te controleren.

• De ideale timing is 3 tot 7 dagen voor de vervaldag van de betaling. Dit geeft uw klant genoeg tijd om te handelen.

Waarom is dit een goede herinneringsmail?

De echte kracht van deze e-mail is dat u mensen eraan herinnert voordat het te laat is. Bedrijven en consumenten hebben het druk. Een vriendelijke herinnering is een manier om hen te helpen organiseren. Verder heeft deze e-mailtemplate meer voordelen voor u.

• De druk die u uitoefent op mensen om op tijd te betalen is subtiel. Wanneer u melding maakt van extra kosten bij te late betaling, waarschuwt u voor de gevolgen van te late betaling. In dit voorbeeld vermeldt u dat u daar een hekel aan zou hebben. De klant kan u hiervoor bedanken met een snelle betaling.

• U kunt alleen aannemen wat de andere partij van plan is. Het kan geen kwaad om expliciet te vermelden dat zij de betaling al hebben gepland.

• Het bijvoegen van de factuur is een teken van klantvriendelijkheid. In plaats van hen te dwingen de factuur in hun archief op te zoeken, biedt u hem op een zilveren schaaltje aan.

Naast experimenteren met het tijdstip waarop u een herinnering verstuurt, kunt u ook een originele stijl uitproberen...

Voorbeeld van een geestige betalingsherinneringse-mail

Een bedrijf runnen is geen grapje, maar dat betekent niet dat je formeel hoeft te zijn. Ook bij betalingsherinneringen kun je de toon luchtig houden. In plaats van mensen een slecht of schuldig gevoel te geven, kun je ze een goed gevoel geven.

Onderwerp e-mail:

• Is iemand iets vergeten?

• Mijn baas valt me lastig

• Ik haat het om dit te sturen

Body email:

Hallo <Contactnaam>,

Mijn baas belde me en zei dat ik je eraan moest herinneren dat je factuur <factuurnummer> betaald moet worden. Dus hier ben ik, tegen mijn zin.

Ik wil mijn baas tevreden houden, en tussen jou en mij, hij is een geweldige vent. Hij was degene die ervoor zorgde dat we uw <project/goederen> op tijd leverden. Zoals u liet weten, was u er ook blij mee.

Dus, ik zou graag een gunst terug willen vragen (en mijn baas stoppen met me lastig te vallen, want ik sta voor een andere deadline).

U kunt hier klikken: <betalingslink> om een betalingslink te openen en <factuurtotaal> over te maken op onze rekening.

Als je al betaald hebt, laat het me weten en ik zal mijn baas vertellen dat hij in de toekomst meer geduld moet hebben.

Nog een fijne dag!

<uw naam>

Footer e-mail

Use case voor grappige betalingsherinneringen

Het is een gewaagde zet om humor te gebruiken in e-mails. Maar het kan er wel voor zorgen dat mensen uw achterstallige factuur sneller betalen.

Wanneer kunt u het beste (geen) grappige betalingsherinneringen sturen?

• Stuur geen geestige betalingsherinneringen wanneer klanten je niet goed kennen, of wanneer je niet eerder hebt laten zien grappig te zijn.

• Wanneer je vaak grapjes maakt, is dit een geweldige manier om je zakelijke relatie nog meer te versterken.

• Sarcasme is riskant. Dit kan gemakkelijk verkeerd geïnterpreteerd worden als een beschuldiging.

• Als je dit als werknemer doet, dubbelcheck dan eerst met je baas of manager.

Kan humor werken in een betalingsherinneringse-mail?

De e-mail is meer een voorbeeld dan een sjabloon waarin u de lege plekken moet invullen. Er zijn echter enkele voordelen van een luchtige stijl.

• Humor maakt het schrijven van betalingsherinneringen leuker voor u.

• Een glimlach kan wonderen doen. Als u een klant kunt laten grinniken terwijl hij u betaalt, hebt u het geweldig gedaan.

Laten we eens kijken naar een volledig tegenovergestelde aanpak.

Formele tweede betalingsherinnering e-mail

Sommige mensen moeten formeel worden aangesproken voordat ze actie ondernemen. Als u een vriendelijke herinnering hebt geprobeerd en dat heeft niet geleid tot een betaling, kunt u van stijl veranderen.

Onderwerp e-mail: Tweede herinnering: achterstallige factuur

Body email:

Aan wie het aanbelangt,

Het is ons ter ore gekomen dat, ondanks onze vorige herinnering op <datum eerste herinnering>, de factuur <factuurnummer> nog niet is betaald.

Wij verzoeken u dringend onmiddellijk actie te ondernemen en het <factuurbedrag> over te maken op onze bedrijfsrekening.

Wij willen u erop wijzen dat het niet nakomen van uw deel van onze overeenkomst kan leiden tot extra kosten en boetes. Om verdere complicaties te voorkomen, verzoeken wij u deze zaak zo spoedig mogelijk op te lossen.

Aarzel niet om contact met ons op te nemen als u vragen of zorgen heeft over uw factuur. Ons team helpt u graag bij het oplossen van eventuele problemen.

Wij waarderen uw snelle aandacht voor deze zaak en kijken uit naar uw betaling in de komende dagen.

Hoogachtend,

<uw naam>

Email voettekst

Gebruik van formele betalingsherinneringen

Een officiële en formele betalingsherinnering verschilt van een herinnering die is opgesteld door een incassobureau of advocaat. Als deze e-mailsjabloon genegeerd blijft, raden wij u ten zeerste aan een professional in te schakelen om rechtstreeks contact op te nemen met uw klant.

Wanneer een formele betalingsherinnering sturen?

Hoewel u een formele stijl kunt gebruiken in uw eerste betalingsherinnering, is dit waarschijnlijk niet uw beste keuze. Maar er zijn altijd uitzonderingen.

• Als uw bedrijf een nultolerantie heeft voor te late betalingen, is een formele betalingsherinnering een logische manier om uw bezorgdheid te communiceren.

• Als een vriendelijke herinnering of een van de andere sjablonen hierboven niet werkt, kunt u een formelere stijl gebruiken in uw tweede herinnering.

Wat zijn de (on)voordelen van een formele stijl?

Officieel klinkende taal schept een afstand tussen u en de klant. Er is een conflict ontstaan (te late betaling) en als bedrijf laat u er geen twijfel over bestaan dat u een rechtspersoon bent die recht heeft op betaling.

Hier zijn enkele dingen waar u rekening mee moet houden als u deze stijl gebruikt.

• Afstand creëren is geen synoniem voor onbeleefd zijn. Toon in alle gevallen respect door woorden te gebruiken als "vriendelijk", "alstublieft", "waarderen".

• "Aan wie het aanbelangt" heeft alleen zin als u echt niet weet wie de facturen die u stuurt voor zijn rekening neemt. Als uw klant u heeft gevraagd deze te sturen naar een algemeen e-mailadres (bijvoorbeeld facturen@, accountancy@) is dit de beste manier om te laten zien dat u echt niet weet tot wie u zich moet richten.

• In de onderwerpregel staat duidelijk dat het gaat om een tweede herinnering aan een factuur. In tegenstelling tot de vriendelijke herinnering waarbij u kunt proberen hen nieuwsgierig te maken naar het onderwerp van uw mail, moet u duidelijk zijn waar deze mail over gaat.

• In plaats van de eerste persoon te gebruiken, schrijf je de mail namens het bedrijf. "Wij" is logischer dan "ik". "Wij" is ook een duidelijk teken dat er meer mensen zijn die de factuurherinnering ondersteunen.

Nu hebt u hopelijk enkele goede blauwdrukken voor uw herinneringse-mail.

Maar u bent er nog niet. Er zitten nog meer trucs in uw mouw om die factuur snel betaald te krijgen.

Een succesvolle betalingsherinnering via e-mail is meer dan alleen de hoofdtekst

Zoals de e-mailsjablonen hierboven duidelijk maken, zijn er veel details waaraan u aandacht moet besteden om... de aandacht van de ontvanger van de e-mail te krijgen.

Net zoals we deden voor e-mailsjablonen om mensen aan uw offerte te herinneren, willen we enkele cruciale aspecten belichten die u dichter bij uw doel kunnen brengen, namelijk uw factuur betaald krijgen.

Afzender van de e-mail

1. Stuur uw betalingsherinnering vanaf hetzelfde adres als waarop u uw factuur hebt verzonden. Zo voorkomt u veel gemakkelijker de spambox. De ontvanger herkent uw e-mail en dit verhoogt de open rate van uw e-mail herinnering.

2. Stuur uw betalingsherinnering nooit vanaf een niet bestaand e-mailadres, of een e-mail die nooit wordt geopend, zoals noreply@.... Mensen willen misschien reageren op uw herinnering en het laatste wat u wilt is de deur sluiten voor verdere communicatie over achterstallige facturen.

3. Als u een freelancer bent, of eigenaar van een KMO, kunt u het beste een e-mailadres van een persoon gebruiken en geen algemene mail, zoals info@, contact@, sales@, of invoicing@. Het heeft echt geen zin om uw factuurcommunicatie te scheiden van de mensen die ervoor gewerkt hebben.

Onderwerpregel

Een goede onderwerpregel maakt het verschil tussen openen en negeren van uw e-mail in de eindeloze stroom van communicatie.

Hier volgen enkele aanvullende tips voor een goede onderwerpregel voor e-mails om mensen te herinneren aan hun openstaande facturen:

• Vermijd emoji's, tenzij het past bij uw typische stijl. Mailproviders kunnen uw mail direct naar de spamfolder sturen.

• Houd de onderwerpregel kort.

• Het is het beste om duidelijk te maken waar uw mail over gaat. Maar u kunt zelfs humor gebruiken, of de nieuwsgierigheid van mensen prikkelen door slechts een aanwijzing te geven waar uw mail over gaat.

Voorbeelden van goede onderwerpregels voor betalingsherinneringen per e-mail

Naast de generieke en risicoloze onderwerpregel van de e-mailsjablonen, kunt u deze onderwerpregels proberen in uw betalingsherinneringen.

Oeps

Iemand heeft een fout gemaakt. Het gebeurt de hele tijd. De kans is groot dat uw klant niet denkt dat hij het was en dat hij wil weten wat er is gebeurd.

De tijd vliegt...

Deze onderwerpregel roept ook nieuwsgierigheid op. Het is een veilige brug naar de body van uw e-mail waar u vertelt dat u begrijpt dat de klant vergeten is uw factuur te betalen.

Voorbeelden van slechte onderwerpregels voor betalingsherinneringen per e-mail

Helaas is het veel te gemakkelijk om het succes van betalingsherinneringen teniet te doen. Een slechte onderwerpregel kan leiden tot het niet eens openen van je mail, of erger nog: woede.

Uw factuur is onbetaald

Deze zit een beetje op het randje van goed en slecht. Het meest verschrikkelijke aan deze onderwerpregel is het gebruik van de zogenaamde hoofdletter. Je weet wel, als elk woord een hoofdletter krijgt. Niemand schrijft mails als deze.

UW FACTUUR IS ONBETAALD!

Naast het uitroepteken toont een onderwerpregel in volle hoofdletters boosheid. Zelfs als je een zachtere uitdrukking zou gebruiken, zijn hoofdletters een teken van agressie. Of spam. Dat is niet de indruk die u wilt wekken in een zakelijke e-mail.

Heeft u meer tijd nodig om te betalen?

Hoewel dit een vriendelijk aanbod is, doet het uw bedrijf geen goed. Als u mensen spontaan aanbiedt om later te betalen, kunt u verwachten dat iemand hier misbruik van zal maken. Zelfs als uw klant heeft betaald, kan dit een zaadje in zijn hoofd planten dat zal groeien tegen de tijd dat u uw volgende factuur verstuurt.

Pas uw betalingsherinneringsmails aan uw bedrijf aan

Zoals bij elke zakelijke communicatie is er niet slechts één manier om betalingsherinneringen goed of fout te doen. Het succes van uw betalingsherinneringen hangt ook af van hoe goed u rekening houdt met de bredere context.

• Wat is uw type bedrijf? Bent u een gezichtsloze onderneming of een sterk gepersonaliseerd MKB of freelancer waar klanten u echt kennen?

• Hoe is uw zakelijke relatie met de klant? Hebben jullie een geschiedenis samen? Of is het de eerste keer dat u zaken doet?

• Wat is uw merkstem? Vriendelijk, neutraal of formeel?

• Wie behandelt onbetaalde facturen? U (als freelancer of ondernemer) of uw boekhoudkundig personeel?

• Heeft u een strikt bedrijfsbeleid en procedures, of gaat u de hele dag door met brandjes blussen?

Zoals u begrijpt, kunnen al deze aspecten van invloed zijn op zowel de teksten van uw e-mail als de timing en de manier waarop u aanmaningen verstuurt.

Als u regelmatig te maken hebt met achterstallige facturen, raden wij u ten zeerste aan ons artikel over de beste praktijken voor betalingsherinneringen te lezen. U leert enkele technieken en verrassende strategieën die twee dingen voor uw bedrijf kunnen doen:

• Verlaag het aantal betalingsherinneringen per e-mail die u moet versturen.

• Krijg betaald binnen 3 weken nadat je je factuur hebt verstuurd. Dat is geen fictieve belofte, maar gebaseerd op een klantenonderzoek eind 2022.

Hoe verstuurt u gemakkelijk een sjabloon voor een betalingsherinneringse-mail?

Het is niet slim om een e-mailsjabloon te versturen voordat je hem een beetje hebt aangepast. Je kansen om betaald te krijgen nemen toe als je de bovenstaande sjablonen personaliseert.

Afhankelijk van de manier waarop je de herinnering daadwerkelijk verstuurt, kan dit variëren van seconden tot zelfs een half uur per e-mail.

Laten we bijvoorbeeld eens kijken hoe je dit in CoManage kunt doen.

Pro-tip: Maak ook eens gebruik van de integratie tussen CoManage en Chat-GPT. Hiermee kan je hulp vragen aan Chat-GPT voor het schrijven van jouw e-mailteksten. Heb je dus even geen inspiratie of ben je niet tevreden met de voorbeelden hierboven, dan kan Chat-GPT je te hulp schieten.

Hoe stel je een sjabloon voor een betalingsherinnering in?

Het eerste wat u moet doen, is ofwel een e-mailtemplate vanaf nul aanmaken, ofwel de standaard e-mailtemplate voor betalingsherinneringen aanpassen.

Deze vindt u onder de instellingen van uw factuur.

Vervolgens kies je Herinnering als en klik je op Nieuwe sjabloon.

Als u facturen in verschillende talen verstuurt, kunt u ook een vertaling van uw betalingsherinnering invoeren.

Hoe verstuur je de betalingsherinnering met één klik?

Om klanten een herinnering per e-mail te sturen, ga je naar het overzicht van je facturen.

Klik op het bel-icoontje naast een factuur.

Je kunt de status van een factuur ook handmatig wijzigen in "Herinnerd". Zo stuur jij, of je teamleden, nooit twee keer een betalingsherinnering.

Hoe automatisch betalingsherinneringen versturen?

In plaats van betalingsherinneringen handmatig te versturen, kun je ze ook automatisch laten versturen.

Als u niet graag het risico neemt dat uw klant de factuur heeft betaald voordat u de mail heeft verstuurd, zorg er dan voor dat u deze regel in uw e-mail opneemt:

Als u de betaling al heeft gedaan, kunt u deze herinnering negeren.

Een andere manier is om uw factureringsprogramma te koppelen aan uw bankrekening. U kunt een tool van derden gebruiken die dit op een veilige en geautomatiseerde manier regelt, zoals Ponto, dat probleemloos samenwerkt met CoManage. Zo bespaart u extra tijd met uw factuuradministratie.

Natuurlijk zien uw klanten uw herinneringsbericht.

Nog een prettige bijkomstigheid is dat u, zelfs als u een sjabloon gebruikt, de mail kunt wijzigen voordat u hem verstuurt.

Laatste opmerking

We snappen het. U wilt nu dringend die herinneringsmail versturen en verder gaan met uw dag. We hopen van harte dat de betalingsherinneringssjablonen en het aanvullende advies u daarbij zullen helpen.

Als u echter 10 seconden tijd hebt, kunt u op onderstaande knop klikken en uw e-mailadres invullen. Hiermee start uw gratis proefversie van onze krachtige oplossing voor freelancers en MKB's om alles wat met facturatie te maken heeft eenvoudig te beheren.