De herinneringsfactuur. 7 vragen en antwoorden over aanmaningen sturen.

Zie hieronder de 7 vragen en antwoorden over een betalingsherinnering:

• #1 Wanneer verstuur je het best de aanmaningsfactuur?

• #2 Reken je best administratieve kosten aan in je herinneringsfactuur?

• #3 Hoeveel extra tijd geef je jouw klant bij de aanmaning?

• #4 Hoeveel herinneringsfacturen stuur je best?

• #5 Hoe verstuur je best je aanmaningsfactuur?

• #6 Wie herinnert jou eraan om herinneringsfacturen te maken en te sturen?

• #7 Hoe kan je snel en eenvoudig herinneringsfacturen verzenden?

#1 Wanneer verstuur je het best de aanmaningsfactuur?

Technisch en wettelijk gezien kan je deze de dag na de vervaldatum van de factuur een aanmaning naar jouw klanten sturen. Of dit verstandig is, is een andere zaak.

Meteen je herinnering voor betaling opsturen...?

Banken zijn sneller met geld van je rekening te halen dan het op je rekening te storten.
Het is heel goed mogelijk dat

• je klant net voor of op de vervaldatum betaalt

• of een dag te laat betaalt

De betaling is gebeurd, maar je banksaldo is nog niet aangevuld.

Stuur je op dat ogenblik dan toch de herinneringsfactuur, dan kan dit door de tegenpartij beschouwd worden als ongeduldig of "wel heel streng".

Dit kan je voorkomen door gebruik te maken van de Ponto integratie met CoManage. Koppel je bankrekening aan CoManage en facturen worden automatisch op betaald gezet, wanneer het bedrag op jouw rekening staat.

Er is niets tegen een strikte naleving van afspraken, maar je klanten een klein beetje ruimte geven kan strategisch gezien geen kwaad.

Of beter nog wat wachten met je aanmaning te sturen?

Het omgekeerde geldt natuurlijk ook. Wacht je een maand (of langer) alvorens de klant te herinneren aan de onbetaalde factuur, dan geef je de indruk dat het toch niet zo dringend is. Als je een maand kon wachten, kan een weekje (of twee) meer ook niet echt kwaad.

In het algemeen geldt dat je dus niet te vroeg, maar zeker ook niet te laat je herinneringsfactuur opstuurt.

Een echte richtlijn is er niet, maar één week, maximaal twee tussen vervaldatum en aanmaningsfactuur is ideaal.

#2 Reken je best administratieve kosten aan in je herinneringsfactuur?

Ook hier kan je twee wegen op. Meteen een extra administratieve kost doorrekenen, of nog even door de vingers zien. Het hangt volledig van jezelf af. Of beter gezegd: de relatie die je met de klant hebt.

Wanneer kan je probleemloos meteen administratieve kosten aanrekenen?

Is de klant een zoveelste nummer in de rij, aarzel dan niet. De kans dat de klant wegloopt omdat hij een "boete" moet betalen, is klein. En als het toch zou gebeuren, is het maar een klein verlies voor jouw zaak. Sommige klanten ben je liever kwijt dan rijk.

Het grote voordeel om in dat geval toch de aanmaning te sturen, is dat de klant hoogstwaarschijnlijk de volgende factuur wél op tijd zal betalen.

Nog even wachten met administratieve kosten aan te rekenen?

Voor klanten waar je een langdurige relatie mee hebt opgebouwd, of wil opbouwen, kan je best overwegen om in je eerste herinneringsfactuur de meerkost weg te laten. Al kan het ook geen kwaad om toch te wijzen op het risico van een extra kost mocht de boodschap na deze herinnering nog niet doorgedrongen zijn.

Meestal is de administratie boete:

• een percentage van het totaalbedrag van de factuur,

• een interest op jaarbasis berekend,

• of een forfaitair bedrag.

Een combinatie van alle drie is ook heel gebruikelijk. Je accountant of boekhouder kan je hierover nog het beste advies verlenen.

Let er wel op dat je deze administratieve kost in je algemene voorwaarden vermeld hebt.

#3 Hoeveel extra tijd geef je jouw klant bij de aanmaning?

Je hebt het al geraden: ook de betaaltermijn voor de herinneringsfactuur kan je zelf bepalen. Maar hou in het achterhoofd dat elk uitstel voor de klant, uitstel van de betaling kan betekenen.

Als je een betaalperiode van 30 dagen hanteert voor je eerste factuur, is het echt verstandig om niet dezelfde betalingstermijn te hanteren voor de herinneringsfactuur. Halveer dit gerust. Of als je nog meer druk wel uitvoeren, leg de termijn voor de aanmaning dan voor één week vast.

Tel even mee.

• Je kan je eerste factuur sturen als je dienst uitgevoerd is, of het product geleverd hebt.

• 30 dagen betaaltermijn voor je eerste factuur.

• 14 dagen wachten met je herinneringsfactuur te sturen.

• Nog eens 14 dagen extra betaaltermijn geven.

In dit scenario zit je twee maanden te wachten op het geld waar je recht op hebt. Dat mag gerust wat ingekort worden zonder je hierover slecht te voelen. Per slot van rekening ben jij niet de schuldige, maar het slachtoffer van "vergetelheid".

Eén week, maximaal twee is ideaal voor de tweede betaaltermijn.

#4 Hoeveel herinneringsfacturen stuur je best?

Twee betalingsaanmaningen is echt het maximum. Als de boodschap dan nog niet overgekomen is, is het tijd om andere middelen in te schakelen.

• Een incassobureau bijvoorbeeld.

• Of een brief opgesteld door een advocaat, of advocatenbureau dat hierin gespecialiseerd is.

De extra druk van specialisten helpt meestal wel om het geheugen aan de andere kant op te frissen.

Overigens belet niets je om dit al bij de eerste of tweede aanmaning te doen. Ook hier doe je best een beroep op je gezond verstand. Doen, of niet doen, zal afhangen van welke relatie je met de klant wil onderhouden of opbouwen.

Doe je een beroep op een dergelijke dienstverlener, is de vraag of je extra kosten in vraag dient te brengen meteen opgelost. Je betaalt sowieso aan deze dienstverlener. De administratiekosten zijn een kleine compensatie voor jouw moeite. De extra kosten kan je verhalen op de tegenpartij. Op voorwaarde dat je dit duidelijk in je algemene voorwaarden hebt opgenomen.

#5 Hoe verstuur je best je aanmaningsfactuur?

De herinneringsfactuur moet natuurlijk bij de klant terechtkomen. De manier waarop je het verzendt kan de snelheid van betaling beïnvloeden.

Digitale herinneringsfactuur sturen

Met onze app kan je dit heel eenvoudig doen met één knop. De factuur wordt dan per e-mail verzonden.

Makkelijker dan dat kan het echt niet.

Via de post

Een goed alternatief is om je herinneringsfactuur via de post te sturen. Je print je factuur uit en begeeft je vervolgens naar het postkantoor.

Kiezen voor een aangetekende zending geeft het krachtigste signaal. De tegenpartij kan niet afkomen met een smoes dat de aanmaning niet toegekomen is.

Als je vermoedt dat de klant zal blijven volharden in zijn vergetelheid, of als het de tweede herinnering betreft, is dit de beste manier. En ja, reken de administratieve kost maar meteen door.

Aangetekende zendingen zijn niet gratis. Maar werken in veel gevallen wel om jouw centen te krijgen.

#6 Wie herinnert jou eraan om herinneringsfacturen te maken en te sturen?

Je kan best niet op je eigen geheugen rekenen om jezelf aan facturen te herinneren.

Ook een digitale agenda is niet de beste optie. Er kruipt teveel energie in om de vervaldatums van je facturen in je agenda in te voeren, op te volgen. En aan te passen als de klant nog niet betaald heeft na je aanmaning(en).

Ook de kans op vergetelheid en fouten is met een agenda nog groot.

Een betere optie is om een duidelijk overzicht van al jouw facturen te hebben. Een overzicht waarbij je meteen ziet welke facturen nog niet betaald zijn.

Je maakt een factuur overzicht in Excel, of ...

#7 Hoe kan je snel en eenvoudig herinneringsfacturen verzenden?

Je kan gebruik maken van CoManage. Het overzicht van jouw facturen komt automatisch tot stand op basis van de facturen in jouw programma.

Heeft je klant nog niet betaald? Dan krijgt de factuur een rode status. En stuur je met een paar klikken jouw herinnering op.

Klanten automatisch een herinnering laten sturen van hun openstaande facturen?