Snel een bestelbon maken? Bekijk een voorbeeld met alle onderdelen

Inhoudstafel

1. Wat is een bestelbon eigenlijk?

2. Bestelbon voorbeeld

3. Wat moet er op je bestelbon staan? (9 onderdelen)

4. Snel correcte bestelbonnen maken

Wat is een bestelbon eigenlijk? 

Een bestelbon is een wettelijk verplicht document dat aantoont dat een particuliere klant een voorschot heeft betaald, maar dat de leverancier de producten of diensten pas later zal leveren. 

Voor alle duidelijkheid, er zijn 3 voorwaarden wanneer je wettelijk verplicht bent om een bestelbon te maken:

1. Voor consumenten

2. Voorschot is betaald

3. De levering vindt later plaats

Een bestelbon is dus duidelijk iets anders dan een bevestiging van een bestelling:  

• Voor webshops volstaat een e-mail dat de bestelling geplaatst en betaald is. Gelukkig maar.  

• Bellen om een bestelling te bevestigen is een teken van klantvriendelijkheid. Maar voor zowel je klant als jouw bedrijf zijn telefoongesprekken geen alternatief voor bestelbonnen.

Typische situaties waarbij zowel materialen als diensten op een bestelbon komen te staan zijn: 

• Dakwerken

• Maatwerk keukens

• Verbouwingen

PRO TIP: Dit alles wil niet zeggen dat je het niet in een B2B (Business to Business) kan gebruiken, maar dan is er meer sprake van bestelling dan van bestelbon. Dit is vooral nuttig om de interne organisatie van je onderneming op punt te zetten. 

Voor we je tonen hoe eenvoudig het is om een bestelbon op te stellen, is het goed om naar het eindresultaat te kijken. 

Bestelbon voorbeeld

Het bestelbon voorbeeld hieronder geeft je een goed idee van hoe zo’n officieel document eruit kan zien. Natuurlijk gebruikt elk bedrijf liefst de eigen huisstijl, maar daarnaast zijn er ook elementen die je verplicht moet opnemen. 

Laat ons even inzoomen op de belangrijke details die samen de structuur van een bestelbon vormen. 

Wat moet er op je bestelbon staan? (9 onderdelen)

In België moet je op een bestelbon voor een consument die een voorschot heeft betaald een aantal onderdelen opnemen. De bedoeling hiervan is om particuliere klanten te beschermen. De levering heeft immers nog niet plaatsgevonden en dat houdt altijd een risico in. 

#1 Bedrijfsgegevens leverancier

Met deze gegevens sluit je voor klanten alle mogelijke verwarring uit wie verantwoordelijk is voor de levering of uitvoering van de diensten. 

• de naam van je bedrijf

• het adres 

• je ondernemingsnummer 

Als je een beroep doet op mede-contractanten vermeld je enkel jouw gegevens. 

Uiteindelijk heeft jouw klant een overeenkomst met jou afgesloten en is het jouw verantwoordelijkheid om je beloften in te lossen.

PRO TIP: Gek genoeg is er nergens vermelding van klantgegevens. Natuurlijk neem je deze ook best op om jouw onderneming te beschermen.  

#2 Datum 

De datum waarop je de bestelbon maakt, verschilt per definitie van de datum van de leverings- of uitvoeringsdatum. 

Deze is ook anders dan de offerte- of factuurdatum. Het lijkt hierdoor dat je met niets anders dan planning en administratie bezig bent. 

Maar uiteindelijk geven al die datums een goed beeld van wat er achter de schermen van je bedrijf gebeurt. 

#3 Bestelbon nummer

De nummers op je bestelbonnen moeten elkaar opvolgen. Het is dus niet toegestaan om hier een willekeurig nummer op te zetten. 

Dit nummer verschilt van  

• de nummering  die je voor je administratieve zakelijke documenten gebruikt, zoals offertes, facturen of creditnota’s.

• Bestelnummers. Deze zijn geschikt voor communicatie met je klanten of je interne organisatie. Bestelbonnen hebben echter zelf een apart nummer dat enkel verwijst naar het document en niet de bestelling. 

#4 Beschrijving van te leveren goederen of diensten

De besteller heeft al een deel vooraf betaald en wil natuurlijk zwart-op-wit zien wat je precies zal leveren of uitvoeren. 

Hoe gedetailleerder je de bestelling beschrijft, hoe minder kans op misverstanden naderhand. Dat geldt niet enkel voor jouw klanten, maar ook voor je magazijn of collega’s die meewerken aan een project. 

Het kost iets meer moeite om alles netjes op te sommen, maar dat loont de moeite. 

Denk hierbij vooral vanuit het standpunt van je klanten. 

Soms verwachten ze dat je iets doet, maar is het niet inbegrepen. Ook al heb je dat op je offerte vermeld en heeft je klant deze goedgekeurd, een bestelbon is een ander document. 

#5 Prijs van de bestelling

Net zoals op een factuur, vermeld je op een bestelbon het volgende:

• De eenheidsprijs: hierbij vermeld je ook de eenheidsmaat, zoals bijvoorbeeld stuk, meter, kg, uur,...

• Hoeveelheid

• De totale prijs

Opgelet:

• Vergeet niet om de valuta te vermelden. 

• Prijzen voor consumenten vermeld je altijd inclusief btw, dus zorg er ook voor dat je het juiste btw-tarief berekent voor de aparte onderdelen van de bestelling. 

#6 Betaalde voorschotbedrag

Voor je een bestelbon maakt, is het belangrijk dat je het bedrag van het voorschot ontvangen hebt. 

Ga dus niet overhaast te werk en strooi bestelbonnen niet zomaar in het rond. Elke fout kan je later duur te staan komen. 

#7 Openstaand saldo

Hoeveel moet jouw klant nog betalen? Met de vorige twee onderdelen is dat makkelijk te bepalen. Maar ook dan let je er best op dat je geen rekenfouten maakt. 

Vermeld voor alle zekerheid ook wanneer en hoe je klant het openstaande saldo moet betalen. 

• Is dat bij de levering? 

• 30 dagen na de factuur?

• Overschrijving of contant? 

#8 Leveringsdatum en/of uitvoeringsdatum

De datum van de uitvoering van de werkzaamheden of levering van goederen is niet zomaar een loze belofte. 

Controleer eerst dat je jouw afspraken op deze datum kan naleven. Vlot projectbeheer, of online voorraadbeheer is hier geen overbodige luxe. 

#9 Handtekening leverancier

Een bestelbon is een officieel document en een handtekening is verplicht. Deze is van de bestuurder, of iemand die de volmacht heeft om dit soort documenten te ondertekenen. 

Voel je je overdonderd door alles wat je op een bestelbon moet vermelden? Dan hebben we goed nieuws voor jou…

Snel correcte bestelbonnen maken

Bestelbonnen maken kan veel tijd in beslag nemen. Zeker wanneer je dat in Word of Excel doet. Een slimmer alternatief is een programma waarmee je ook je offertes en facturen kan maken. 

Bestelbonnen zijn een stap tussen offerte en factuur

In CoManage, bijvoorbeeld, kan je op verschillende manieren een bestelbon maken. Ongeacht welke methode je kiest, je vermijdt fouten en wint tijd. 

Een bestelbon digitaal maken

Maak je maar af en toe een bestelbon? Dan kan je deze aanmaken via het scherm Bestellingen. 

Voor elk onderdeel van de bestelbon  - zoals hierboven beschreven - is er een veld voorzien. Handig om zeker niets over het hoofd te zien. 

Je hoeft geen gegevens te typen. 

1. Een datum kan je gewoon uit een kalender selecteren.

   

2. Je klantgegevens kan je snel opzoeken.

   

Deze heb je sowieso al eens ingevoerd toen je een offerte maakte, of moet je nog invoeren als je een factuur opstelt. 

Het fijne van een programma zoals CoManage is dat je dit sowieso maar 1 maal moet doen. Daarna kan je ze op al jouw documenten zetten zonder dat je ze opnieuw hoeft te typen.  

Ook de beschrijving van de bestelling kan je ofwel ophalen uit de database, ofwel intypen. 

De prijsberekening doet CoManage voor jou. 

Handig en zodra je 1 document hebt , gaat er een wereld van gebruiksgemak open. 

Bestelbonnen kopiëren (en aanpassen) 

Zoals voor alle andere digitale documenten, kan je ook bestelbonnen kopiëren om ze te recycleren. 

In CoManage doe je dat zo:

Daarna pas je de gegevens aan en verander je de status van concept naar Geplaatst.

Dit is vooral handig voor klanten die veel bestellingen plaatsen. Bij particulieren is dat minder het geval, maar voor zakelijke klanten komt dit zeker van pas. 

Van offerte naar bestelbon

Voor consumenten stel je sowieso een offerte op. Deze kan je met 1 klik omzetten naar een bestelbon. 

Foutjes zijn snel gemaakt. 

Om te vermijden dat je per ongeluk een afgewezen of openstaande offerte zou omzetten naar een bestelling, kan je dit enkel doen als je de offerte op Goedgekeurd hebt gezet. 

Ben je klaar? Dan kan je met de bestelbon het volgende doen.

Bestelbonnen, pakbonnen en leveringsbonnen maken

Met bestellingen in CoManage kan je een aantal zaken doen die jou anders veel tijd kosten. 

Zo kan je van eenzelfde besteldocument een verzend- of leveringsbon maken. 

Met een klik laat je meteen zien over welk soort document het gaat.

Het document kan je daarna downloaden en uitprinten. 

Van bestelbon naar factuur

Heb je een bestelbon gemaakt? Dan moet je ook nog een factuur opstellen. Je klant heeft namelijk een voorschot betaald en niet het volledige bedrag. 

In plaats van dit allemaal opnieuw uit te rekenen, te maken, kan je met een klik je bestelling omzetten naar een factuur. 

Indien nodig, kan je dit aanpassen en bijvoorbeeld de hoeveelheid veranderen, of producten of diensten verwijderen die je je klant al betaald had. 

Overzicht van al je bestellingen

Een document voor je bestellingen maken heeft niet enkel zin voor klanten. Ook voor jouw bedrijf is het nuttig.

Zo kan je in een handig overzicht meteen zien welke bestellingen geleverd of uitgevoerd zijn en welke gepland zijn. 

Wil je een historiek van bestelling per klant bekijken? Dit kan je snel terugvinden in je digitale klantenfiches. Hier staan ook andere nuttige gegevens, zoals facturen, offertes enzovoorts.

Zo zie je maar. 

Bestelbonnen maken hoeft niet ingewikkeld te zijn. Wil je het liever zelf proberen? Klik dan op de knop hieronder.