Altijd Bereikbaar Zijn als Zelfstandige Ondernemer - Slim of Niet?

Waarom wil je toch altijd bereikbaar zijn voor je klanten?

Als freelancer of zelfstandige leef je onbewust met 3 angsten:

De angst om kansen te missen als je niet snel genoeg reageert.

1. Je bent bang dat je klanten ontevreden zullen zijn als je hen even laat wachten.

2. Je staat doodsangsten uit om jezelf te moeten ontslaan.

Als angst een consultant was, was het een miljardair

Als zelfstandige verander je in 2 seconden van CEO naar facility manager die de koffievoorraad moet aanvullen. Zonder hou je het immers niet lang vol.

 Je verdient terecht het hele jaar door de titel “Werknemer van de maand”.

 En toch denk je voortdurend dat een extra uur per dag jouw problemen als zelfstandige zou oplossen.

 Wat zou je doen met die extra tijd? 

• De kwaliteit van je privé leven verbeteren?

• Je administratie eindelijk in orde brengen?

• Meer tijd besteden aan klanten vinden op social media?

 De kans is groot dat je 25/7 bereikbaar zou zijn.

 De wereld is nu eenmaal altijd binnen handbereik. Je moet al stevig in je schoenen staan om jezelf hiervoor af te sluiten.

 Tenzij je de volgende 5 tips toepast…

5 risicoloze tips om NIET altijd bereikbaar te MOETEN zijn als zelfstandige ondernemer

Precies zoals jij onbewust bang bent om klanten en inkomsten te verliezen, hebben ook zij vaak last van een paniekerig gevoel. 

• De deadline komt eraan

• Je klant is niet op de hoogte van de status van jouw werk

• Er zijn dringende wijzigingen

• Het budget raakt op

• De kwaliteit is te laag…

In die situaties ben jij de enige persoon die je klanten kan geruststellen zonder dat je voortdurend bereikbaar hoeft te zijn.

 De oplossingen hieronder kan je meteen toepassen… 

Tip 1: Laat weten wanneer je bereikbaar bent

Weten je klanten niet wanneer je beschikbaar bent voor hen? Dan word je een marionet in een poppentheater.

 Om de touwtjes zelf in handen te houden,  vermeld je duidelijk jouw werkdagen en kantooruren.

 Doe dit op zo veel mogelijk plaatsen. Zo vergroot je de kans dat klanten jouw beschikbaarheid zullen kennen… en respecteren.

• Op de contactpagina van je website

• In een bericht dat je automatisch laat verzenden als iemand een formulier invult

• In je voicemail bericht

• In Out of Office e-mails ( + kondig je vakantie altijd op voorhand aan)

• In een voetnoot in je e-mails

Pas bijvoorbeeld deze e-mail voettekst van een freelance vertaler gerust aan jouw situatie aan:

Net zoals jij hou ik van correcte vertalingen. Hiervoor moet ik me 100% kunnen concentreren. Heb je een vraag? Ik beantwoord je e-mail met plezier tijdens de werkdagen om 8u, 12u en 16u.

Heb je gemerkt dat de freelancer geen telefoonnummer vermeldt?

 Dit is natuurlijk niet toevallig…

Tip 2: Laat weten hoe klanten je best kunnen bereiken

De ene klant belt, een andere mailt en een derde… doet het totaal verkeerd. 

Social media is niet het beste kanaal om je klanten te herinneren aan hun factuur

Dit is een extreem voorbeeld, maar hetzelfde geldt ook voor:

• een e-mail van 2.000 woorden om een dringende respons van je klant los te krijgen

• een telefoongesprek om 20 veranderingen van jouw grafisch ontwerp te bespreken

Als de communicatie niet vlot verloopt, stel dan aan je klant voor om over te schakelen naar een ander medium.

Leg ook kort uit waarom dit een beter idee is voor iedereen:

• Kan je dat kort op e-mail zetten? Ik bekijk het dan grondiger en bel je vanavond na 18u terug.

• Ik ben de draad in mijn e-mails kwijt. Kunnen we morgen om 10 uur 5 minuutjes bellen? 

Om meetings met je klanten zo efficiënt mogelijk te laten verlopen, doe je het volgende:

• Spreek een duidelijke datum, begin- en eindtijd af

• Deel op voorhand een lijst van punten die je zeker wil bespreken (en vraag aan jouw klant hetzelfde te doen)

• Herinner klanten een dag op voorhand aan jullie afspraak

• Verschijn zelf op tijd

• Stop de meeting op het afgesproken tijdstip 

Tenslotte bepaalt ook de dringendheid de manier waarop klanten jou willen proberen te bereiken.

 De beller is sneller

Wat doe je dan best in een “dringende” situatie wanneer je telefoon uitgezet is?

Dat lees je in de volgende tip.

Tip 3: Zet een VIP of noodlijn op

 Als continue beschikbaarheid een onderdeel is van je dienstverlening heb je geen keuze.

Zorg er dan wel voor dat je dit in rekening brengt op je facturen. Ja, zelfs als jouw klant je niet heeft proberen te bereiken.

Hiernaast kan je voor bepaalde klanten (tijdelijk) meer bereikbaar zijn.

 Meer is geen synoniem van altijd. Net zoals minder geen synoniem is van nooit.

• Maak een apart e-mailadres aan

• Of gebruik een ander telefoonnummer voor dringende interventies

• En gebruik een aparte telefoon voor zowel je VIP e-mail als VIP telefoonnummer

Deze aanpak geeft klanten een gevoel van exclusiviteit en vertrouwen. En dat mondt vaak uit in een jarenlange hechte samenwerking. Of positieve reviews zoals deze:

“Steeds bereikbaar om kleine of grote problemen op te lossen. De Livechat is een handige tool om snel antwoord te krijgen op al uw vragen. Daarnaast zorgt het programma voor een handig overzicht van de financiële staat van uw onderneming!”
Heidi Bangels

Als je kiest voor meer bereikbaar zijn, moet je remmen zetten op jezelf. De volgende tip helpt jou hierbij.

Tip 4: Communiceer op vaste tijdstippen

 Als je elke dag je e-mails, voicemails en social media op een vast tijdstip controleert en afhandelt,  gebeuren er 2 belangrijke zaken:

1. je behoudt de volledige controle over jouw kostbare tijd

2. je klanten wennen hier snel aan

Als je jouw voorwaarden zelf naleeft, weten klanten na een tijdje dat je er bent, al is het niet altijd NU 

Om te voorkomen dat je toch plots een paar uur verder bent, pas je ook de volgende tips toe:

• Maak maximaal (een half) uur vrij per “communicatiesessie”

• Begin voorzichtig. De eerste week kan je bijvoorbeeld om het uur je e-mails of voicemails controleren. Daarna kan je dit om de 2 uur doen, of zelfs 1 maal per dag.

• Beperk je e-mails tot 1 vraag.

• Lees een e-mail maar 1 maal.

• Stuur enkel e-mails naar mensen die deze moeten ontvangen.

• Verzend enkel e-mails tijdens jouw kantooruren. Je kan ze in het weekend schrijven, maar druk pas maandagochtend op verzenden. Of gebruik de functie ‘verzend later’ in je e-mail programma.

• Controleer je e-mails en social media kanalen nooit voor je gaat slapen, of wanneer je opstaat.

 Dat laatste punt brengt ons bij de volgende tip…

Tip 5: Blokkeer alle communicatie wanneer je werkt

Werken en bereikbaar zijn, is niet hetzelfde.

 Je smartphone is geen venster op de wereld. Het is een deur die je wagenwijd open of op een kier zet. Of kan sluiten…

 Dit lijkt eenvoudig. Tot je het uitprobeert. Met de volgende tips lukt het na een tijdje beter.

• Schakel je telefoon uit

• Sluit je e-mail programma op je computer

• Schakel alle notificaties op je computer uit

• Schakel je wifi uit, tenzij je het op dat ogenblik echt nodig hebt

 Kan je dit volhouden?

 Dan heb je ook volgende maand de titel “werknemer van de maand” verdiend.

 Het verschil met de vorige maand is dat je tijd zal hebben om dit ongestoord te vieren.

Conclusie: moet je als zelfstandige of freelancer voortdurend bereikbaar zijn?

Je bent je eigen baas, maar dat maakt het er niet eenvoudiger op om ook de baas te zijn over jouw tijd.

 Altijd bereikbaar zijn voor klanten is geen optie. Nooit bereikbaar zijn ook niet.

 Wil je succes behalen, dan moet je genadeloos zijn voor jezelf. De tips in dit artikel zijn hierbij van onschatbare waarde. Het kan geen kwaad om ze uit te printen. Nog beter is om ze meteen toe te passen.

 Samengevat komen ze neer op het volgende:

Laat je klanten weten dat je er voor hen bent. Zelfs als je niet altijd bereikbaar bent.  

 Zodra jouw klanten dit weten, komt er een zee van tijd vrij. Voor je klanten, je werk en en je persoonlijke leven.

 Bovendien hoef je er niet alleen voor te staan. Het CoManage team is 7/7 bereikbaar om zelfstandigen en freelancers zoals jij te ondersteunen bij hun administratie.