La facture d'acompte - Tout ce que vous en tant qu'entrepreneur devez savoir
Une facture d'acompte peut être très utile pour vous en tant qu'entrepreneur, surtout si vous êtes souvent confronté à des projets de longue durée ou si vous devez acheter des matériaux à l'avance, par exemple. Ci-dessous, nous discutons des éventuelles raisons de créer une facture d'acompte, nous montrons un exemple, ce que vous devez y mentionner et commençons par comprendre ce que c'est réellement :
Qu'est-ce qu'une facture d'acompte ?
En tant qu'entrepreneur, souhaitez-vous recevoir une partie du montant total avant que la livraison complète des biens et services ait eu lieu ? Dans ce cas, vous émettez une facture d'acompte. Une facture d'acompte est un document financier que vous envoyez au client, et une fois le montant mentionné sur la facture payé, vous pouvez commencer le travail ou livrer les biens.
Il est essentiel, lors de l'émission d'une facture d'acompte, de convenir des conditions et du montant avec le client avant d'émettre la facture. Cela peut se faire, par exemple, au moyen du devis. Assurez-vous de vérifier la législation locale, car dans certains pays, il existe des restrictions légales sur la collecte d'acomptes.
En Belgique, il est courant de travailler avec des acomptes. Cependant, l'acompte doit être convenu à l'avance sur le devis. Vous trouverez également plus loin dans cet article ce qui doit être mentionné sur une facture d'acompte.
Pourquoi utiliser une facture d'acompte ?
L'utilisation d'une facture d'acompte offre divers avantages tant pour vous en tant qu'entrepreneur que pour le client. Il existe différentes raisons pour lesquelles vous pourriez choisir d'émettre une facture d'acompte. Voici quelques-unes de ces raisons :
Limitation des risques pour l'entrepreneur : Parfois, les factures ne sont pas payées. Recevoir une partie à l'avance élimine une partie de ce risque.
Préfinancement des coûts : Il est souvent nécessaire pour l'entrepreneur de supporter certains coûts à l'avance avant de pouvoir commencer à fournir des services ou des biens. Lorsque l'entrepreneur reçoit un acompte, ces coûts, tels que l'achat de matériaux ou l'embauche de personnel, peuvent être couverts.
Engagement du client : Un acompte peut également servir à s'assurer que le client prend la collaboration au sérieux. En payant l'acompte, le client montre son engagement envers la réalisation du projet.
Financement de projets : Les projets peuvent parfois être très longs. C'est pourquoi il est utile de travailler avec des acomptes pour financer le projet sans avoir à mobiliser des fonds propres.
Couverture du risque d'annulation : Un client peut toujours annuler un projet. Lorsque l'acompte est déjà payé, au moins les coûts engagés jusqu'à ce moment pour le projet peuvent être couverts.
Un acompte doit être satisfaisant pour les deux parties et dépend de la nature de l'accord et de la confiance entre les parties concernées. C'est pourquoi il est essentiel d'inclure des accords sur les délais de paiement et les garanties dans le contrat, afin de protéger à la fois vous et votre client. En effet, demander un acompte peut effrayer un client s'il ne vous connaît pas en tant qu'entrepreneur ou si le montant est important.
Exemple de facture d'acompte
Vous trouverez ci-dessous un exemple de facture d'acompte. L'explication détaillée de ce qui doit figurer sur une facture d'acompte se trouve également ci-dessous.
Que doit contenir une facture d'acompte ?
Les éléments suivants sont très importants à ne pas oublier lors de la création d'une facture d'acompte :
Date d'émission de la facture
La date doit figurer clairement sur la facture, afin que le client sache quand la facture a été créée et quand elle doit être payée.
Identification des parties
Il s'agit notamment du nom, de l'adresse et du numéro de TVA.
Description claire des biens ou services fournis
Vous pouvez utiliser la description que vous avez également utilisée dans le devis. La description indique exactement quels biens et services le client a acceptés et pour lesquels il paie.
Montant de l'acompte et montant total de la facture
La facture d'acompte indique également clairement le montant de l'acompte. Il est également utile d'indiquer le montant total de la facture.
Conditions de paiement et mention éventuelle d'un paiement anticipé
Sur la facture d'acompte, vous spécifiez toujours les conditions de paiement. Cela peut figurer sur une page séparée. Vous pouvez également préciser comment le paiement anticipé fonctionne. Cela a déjà été convenu dans le devis.
Facture d'acompte et TVA
La TVA est également calculée sur le montant d'une facture d'acompte. La TVA est exigible à la date à laquelle vous recevez l'acompte ou à la date de création de la facture d'acompte. La TVA que vous devez payer est ensuite comptabilisée dans le trimestre au cours duquel vous avez émis la facture ou avez reçu le montant de l'acompte.
Lorsque vous émettez une facture de solde, vous déduisez simplement le montant déjà payé, de sorte que vous ne facturez jamais trop de TVA ou que le client ne paie pas trop de TVA. Vous pouvez le faire dans CoManage en plaçant un signe moins devant le montant, ce qui le soustrait du total.
Comment créer une facture d'acompte ?
La façon de créer une facture d'acompte dépend de votre programme de facturation. Dans CoManage, vous pouvez le faire en quatre étapes simples :
Étape 1 : Accédez au devis approuvé pour lequel vous souhaitez créer une facture d'acompte
Recherchez le devis approuvé dans votre vue d'ensemble des devis pour lequel vous souhaitez créer une facture d'acompte.
Étape 2 : Cliquez sur le statut approuvé du devis et cliquez sur 'créer une facture d'acompte'
Cliquez sur le statut du devis, puis choisissez l'option 'créer une facture d'acompte.'
Étape 3 : Déterminez le montant de la facture d'acompte
Ensuite, une fenêtre contextuelle s'ouvre où vous pouvez choisir de créer une facture d'acompte sur la base d'un pourcentage ou d'un montant. Remplissez ces informations pour continuer.
Étape 4 : Envoyez la facture d'acompte
La facture d'acompte est générée pour vous et vous pouvez la transmettre. Vous pouvez la télécharger en tant que PDF et l'ajouter à votre propre courrier électronique, ou vous pouvez l'envoyer directement depuis CoManage. La facture d'acompte apparaîtra ensuite également dans votre vue d'ensemble des factures.
Si vous souhaitez créer une nouvelle facture pour le même devis ou consulter les factures liées, vous pouvez ouvrir le devis et accéder à la section 'Factures'. Vous y trouverez toutes les factures liées et vous pourrez ajouter de nouvelles factures d'acompte.
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