Être toujours joignable en tant qu'entrepreneur indépendant - Est-ce intelligent ou non?

Pourquoi voulez-vous toujours être joignable pour vos clients?

En tant que freelance ou travailleur indépendant, vous vivez inconsciemment avec 3 peurs:

La peur de manquer des opportunités si vous ne réagissez pas assez rapidement.

1. Vous craignez que vos clients soient mécontents si vous les faites attendre.

2. Vous avez une peur panique de devoir vous licencier.

Si la peur était une consultante, elle serait milliardaire

En tant qu'indépendant, vous passez de PDG à gestionnaire des installations qui doit remplir le stock de café en 2 secondes. Sans cela, vous ne tiendrez pas longtemps.

 Vous méritez à juste titre le titre de "Employé du mois" toute l'année.

 Et pourtant, vous pensez constamment qu'une heure supplémentaire par jour résoudrait vos problèmes en tant qu'indépendant.

 Que feriez-vous avec ce temps supplémentaire? 

• Améliorer la qualité de votre vie privée?

• Metre en ordre votre administration enfin?

• Passer plus de temps à trouver des clients sur les médias sociaux?

 Il est probable que vous seriez joignable 25/7.

 Le monde est toujours à portée de main. Il faut avoir une forte résistance pour s'en détourner.

 À moins que vous n'appliquiez les 5 conseils suivants…

5 conseils sans risque pour ne PAS toujours être joignable en tant qu'entrepreneur indépendant

Tout comme vous avez inconsciemment peur de perdre des clients et des revenus, eux aussi ressentent souvent une sensation de panique. 

• La date limite approche

• Votre client n'est pas informé de l'état de votre travail

• Il y a des changements urgents

• Le budget est épuisé

• La qualité est trop basse…

Dans ces situations, vous êtes la seule personne qui peut rassurer vos clients sans être constamment joignable.

 Vous pouvez immédiatement mettre en œuvre les solutions ci-dessous… 

Conseil 1: Indiquez quand vous êtes joignable

Vos clients ne savent pas quand vous êtes disponible pour eux? Alors vous devenez une marionnette dans un théâtre de marionnettes.

 Pour garder le contrôle, indiquez clairement vos jours de travail et vos heures de bureau.

 Faites-le à autant d'endroits que possible. Ainsi, vous augmentez les chances que vos clients connaissent… et respectent votre disponibilité.

• Sur la page de contact de votre site web

• Dans un message qui est automatiquement envoyé lorsque quelqu'un remplit un formulaire

• Dans votre message vocal

• Dans les e-mails Out of Office ( + annoncez toujours vos vacances à l'avance)

• Dans une note de bas de page de vos e-mails

Par exemple, adaptez librement le pied de page de cet e-mail à votre situation :

Tout comme vous, j'aime les traductions correctes. Pour cela, je dois me concentrer à 100%. Vous avez une question ? Je réponds à votre e-mail avec plaisir pendant les jours ouvrables à 8h, 12h et 16h.

Avez-vous remarqué que le freelance ne mentionne pas de numéro de téléphone?

 Ce n'est bien sûr pas un hasard…

Conseil 2: Indiquez comment les clients peuvent vous joindre

Un client appelle, un autre envoie un e-mail et un troisième… fait tout à fait incorrectement.

Les médias sociaux ne sont pas le meilleur canal pour rappeler à vos clients leur facture.

C'est un exemple extrême, mais la même chose s'applique à:

• un e-mail de 2 000 mots pour obtenir une réponse urgente de votre client

• un appel téléphonique pour discuter de 20 modifications à votre conception graphique

Si la communication ne se déroule pas bien, proposez à votre client de passer à un autre moyen de communication.

Expliquez également brièvement pourquoi c'est une meilleure idée pour tout le monde :

• Peux-tu le mettre brièvement par e-mail? Je le regarderai plus attentivement et je te rappellerai ce soir après 18h.

• Je suis perdu dans mes e-mails. Pouvez-nous discuter demain à 10 heures pendant 5 minutes? 

Pour rendre les réunions avec vos clients aussi efficaces que possible, suivez ces étapes:

• Définissez une date claire, une heure de début et une heure de fin

• Partagez à l'avance une liste des points que vous voulez absolument discuter (et demandez à votre client de faire de même)

• Rappelez aux clients un jour à l'avance de votre rendez-vous

• Arrivez à l'heure

• Arrêtez la réunion à l'heure convenue 

Enfin, la urgence détermine également la manière dont les clients veulent vous contacter.

 Le plus rapide est le mieux

Que faire dans une situation "urgente" lorsque votre téléphone est éteint?

Cela sera expliqué dans le prochain conseil.

Conseil 3: Mettez en place une ligne VIP ou d'urgence

 Si la disponibilité continue fait partie de votre service, vous n'avez pas le choix.

Assurez-vous cependant de facturer cela sur vos factures. Oui, même si votre client n'a pas essayé de vous joindre.

En plus, vous pouvez être plus disponible pour certains clients (temporairement).

 Plus n'est pas synonyme de toujours. Tout comme moins n'est pas synonyme de jamais.

• Créez une adresse e-mail distincte

• Ou utilisez un autre numéro de téléphone pour les interventions urgentes

• Et utilisez un téléphone séparé pour votre e-mail et numéro de téléphone VIP

Cette approche donne aux clients une sensation d'exclusivité et de confiance. Et cela se traduit souvent par une collaboration étroite de plusieurs années. Ou des avis positifs comme celui-ci:

“Toujours disponible pour résoudre des problèmes petits ou grands. Le chat en direct est un outil pratique pour obtenir rapidement des réponses à toutes vos questions. De plus, le programme offre une vue pratique de l'état financier de votre entreprise !”
Heidi Bangels

Si vous choisissez d'être plus disponible, vous devez vous fixer des limites. Le conseil suivant vous aidera dans ce sens.

Conseil 4: Communiquez à des heures fixes

 Si vous contrôlez et traitez vos e-mails, messages vocaux et médias sociaux à un moment précis de la journée, 2 choses importantes se produiront:

1. vous conservez un contrôle total sur votre temps précieux

2. vos clients s'y habituent rapidement

Si vous respectez vos propres conditions, les clients sauront après un certain temps que vous êtes là, même si ce n'est pas toujours MAINTENANT 

Pour éviter de soudainement perdre quelques heures, suivez également les conseils suivants :

• Libérez au maximum (une demi) heure par "session de communication"

• Commencez prudemment. La première semaine, par exemple, vous pouvez vérifier vos e-mails ou messages vocaux toutes les heures. Ensuite, vous pouvez le faire toutes les 2 heures, voire une fois par jour.

• Limitez vos e-mails à 1 question.

• Lisez un e-mail une seule fois.

• Envoyez des e-mails uniquement aux personnes qui doivent les recevoir.

• N'envoyez des e-mails et ne vérifiez pas les réseaux sociaux avant de dormir ou dès le réveil.

 Le dernier point nous amène au conseil suivant…

Conseil 5: Bloquez toute communication lorsque vous travaillez

Travailler et être joignable ne sont pas la même chose.

 Votre smartphone n'est pas une fenêtre sur le monde. C'est une porte que vous ouvrez grand ou entrouvrez. Ou que vous pouvez fermer…

 Cela semble simple. Jusqu'à ce que vous l'essayiez. Avec les conseils suivants, cela fonctionnera mieux après un certain temps.

• Éteignez votre téléphone

• Fermez votre programme e-mail sur votre ordinateur

• Désactivez toutes les notifications sur votre ordinateur

• Éteignez votre wifi, sauf si vous en avez vraiment besoin à ce moment-là

 Pouvez-vous le faire?

 Alors vous méritez également le titre "employé du mois" le mois prochain.

 La différence avec le mois dernier est que vous aurez le temps de le célébrer tranquillement.

Conclusion: devez-vous toujours être joignable en tant qu'indépendant ou freelance?

Vous êtes votre propre patron, mais cela ne facilite pas la tâche d'être aussi le patron de votre temps.

 Être toujours joignable pour les clients n'est pas une option. Ne jamais être joignable non plus.

 Pour réussir, vous devez être impitoyable envers vous-même. Les conseils de cet article sont inestimables à cet égard. Il ne fait pas de mal de les imprimer. Mieux encore, appliquez-les immédiatement.

 En résumé, ils se résument à ceci:

Faites savoir à vos clients que vous êtes là pour eux. Même si vous n'êtes pas toujours joignable.  

 Une fois que vos clients le savent, un océan de temps s'ouvre. Pour vos clients, votre travail et votre vie personnelle.

 De plus, vous n'avez pas à le faire seul. L'équipe de CoManage est joignable 7/7 pour soutenir les indépendants et freelances comme vous dans leur gestion administrative.