Exemple de devis - Découvrez les 9 éléments essentiels

Les 9 éléments les plus importants de toute citation:

1. Les coordonnées de votre entreprise

2. Le logo de votre entreprise

3. Données sur le client

4. Date de l'offre

5. Numéro de l'offre

6. Date d'expiration

7. Description détaillée des services / produits

8. Prix

9. Conditions générales

10. Conclusion

L'objectif des devis est d'élargir votre portefeuille et votre entreprise.

Tous les éléments susmentionnés contribuent à la formulation d'une offre sans ambiguïté. En d'autres termes, ils évitent les malentendus et les problèmes. Le mieux que vous puissiez faire est d'inclure tous ces éléments dans vos devis. Comme nous l'avons fait dans l'exemple d'offre.

Si vous créez un devis en réponse à un appel d'offres, vous pouvez vérifier si vous devez inclure d'autres informations.

# 1 Les coordonnées de votre entreprise sur votre devis

Les clients potentiels demandent généralement des devis à plusieurs fournisseurs potentiels. Il est donc indispensable de veiller à ce que les données relatives à votre entreprise soient mentionnées dans vos offres. Après tout, vous voulez vous assurer que le client sait qui a envoyé l'offre la plus attrayante.

Il est essentiel que les données relatives à votre entreprise soient complètes et correctes :

• le nom complet de votre entreprise, y compris le type d'entité juridique (Ltd. NGO, Inc.,...)

• votre numéro de TVA

• l'adresse complète de votre siège social ou de votre succursale

• coordonnées (téléphone, e-mail, ...)

• la personne de contact

Il y a deux avantages à veiller à inclure toutes vos données (correctes) dans vos devis :

• Vous donnez une impression professionnelle. Selon le logiciel de devis que vous utilisez, cela peut être très facile ou difficile.

• Vous pouvez utiliser votre devis comme un bon de commande juridiquement valable.

Si vous le souhaitez, vous pouvez combiner vos devis et votre contrat/bon de commande officiel en un seul document. Tout ce dont vous avez besoin, c'est d'une signature de votre client.

Conseil de pro : Dans CoManage, vous ne devez introduire qu'une seule fois les coordonnées de votre entreprise. Ces informations sont automatiquement reprises sur tous les devis que vous créez et envoyez.

# 2 Le logo de votre entreprise sur votre devis

Votre logo distingue visuellement votre entreprise de vos concurrents. Les clients qui ont déjà vu votre logo reconnaîtront plus facilement votre marque la prochaine fois.

Voici un petit secret. La confiance naît de la reconnaissance, d'un sentiment de familiarité.

En apposant simplement votre logo sur vos offres, vous permettez aux prospects et aux clients de choisir plus facilement votre marque (de confiance).

D'un point de vue juridique, vous n'êtes pas OBLIGÉ d'afficher votre logo sur vos offres. Mais si vous avez un logo mais que vous ne l'affichez pas dans vos offres... Ce serait étrange.

Conseil de pro : Dans CoManage, vous pouvez télécharger votre logo. Redimensionnez-le et positionnez-le et vous êtes prêt à envoyer des offres à la vitesse de l'éclair.

# 3 Mettez les données de vos clients sur vos devis

Les devis sont personnels. Chaque offre que vous faites est adaptée aux besoins d'un client spécifique ayant des besoins particuliers. C'est du moins l'impression qu'elle doit donner.

Faites prendre conscience à vos clients et prospects de l'effort que vous consacrez à leurs demandes.

En mentionnant explicitement les données de votre client dans votre offre, vous faites une déclaration forte :

Mon offre vous est exclusivement destinée.

Si votre prospect ou votre client possède un numéro de TVA, mentionnez-le également. Voici pourquoi :

• Si vous connaissez le numéro de TVA d'un client potentiel avant d'entamer une relation commerciale, vous gagnerez du temps par la suite. Les prospects malveillants ont tendance à ignorer de vous envoyer ce type d'informations une fois que vous avez rempli votre part du contrat. En outre, la loi vous oblige à mentionner le numéro de TVA de l'autre partie sur votre facture. Si vous ne disposez pas de ces informations obligatoires, vous devrez reporter l'émission de votre facture. Et comme conséquence désagréable, vous devrez attendre plus longtemps votre paiement.

• Si vous connaissez le numéro de TVA à l'avance, vous pouvez contrôler l'entreprise avant de commencer à travailler. Vous éviterez ainsi de conclure une affaire avec une entreprise au bord de la faillite.

Conseil de pro : Dans CoManage, vous pouvez introduire ou télécharger les données de vos clients une seule fois. A partir de ce moment, vous pouvez facilement retrouver et mettre les informations correctes sur vos devis. De plus, vous ne devez plus taper ou copier/coller des données à partir d'un document périmé.

# 4 Date de l'offre

La date du devis est importante pour des raisons administratives. Elle vous aide, vous et votre client, à trouver plus rapidement un devis particulier.

Certains clients ne cessent de négocier. Au final, vous pouvez avoir 5 versions différentes d'une offre pour le même client et le même projet. Bien entendu, vous devez vous assurer que vous utilisez le bon devis approuvé comme base de travail. Une date peut s'avérer utile dans ce cas.

L'omission d'une date d'offre peut conduire à la confusion. Et parfois à des abus.

Pour votre équipe de marketing et de vente, il est également important de garder une trace des dates.

En vous basant sur le taux d'approbation de vos devis, vous obtiendrez des informations utiles sur

• le succès de vos campagnes

• l'efficacité de vos représentants commerciaux

• la popularité des services / produits

Conseil de pro : CoManage remplit automatiquement la date de vos offres. Vous souhaitez modifier cette date ? C'est également possible.

# 5 Numéro de devis

Cette partie est moins nécessaire que les 8 autres éléments de vos devis.

Veillez à ce qu'elle figure sur votre offre lorsque...

• Vous envoyez à vos clients plus d'une offre le même jour.

• Vous avez différentes équipes responsables des ventes, de l'administration, de l'exécution,...

L'avantage d'une référence sur votre devis, comme un numéro ? Il est plus facile de retrouver l'offre correcte par la suite.

Si vous envoyez peu d'offres, cet élément est moins utile. Par ailleurs, vos clients peuvent avoir des doutes si vous envoyez l'offre numéro 3 en juillet. S'agit-il vraiment de votre troisième offre de l'année ? Qu'est-ce qui ne va pas dans votre entreprise ?

Conseil de pro : Dans CoManage, vous pouvez choisir entre la numérotation automatique de vos offres, ou désactiver cette option et masquer le numéro de référence.

# 6 Mentionnez toujours votre date d'expiration

Vous devez absolument mentionner une date d'expiration sur vos offres.

Les prix changent. La vie devient plus chère. Vos offres ne sont pas faites pour l'éternité.

Il serait absolument dommageable pour votre entreprise qu'un client accepte un devis que vous lui avez envoyé il y a quelques années.

Mais une date d'expiration est utile pour une autre raison : la pression. Votre offre est limitée dans le temps. Acceptez-la maintenant ou payez plus cher plus tard. Il n'est pas nécessaire de le mentionner explicitement.

Les clients s'en rendent généralement compte. Et certains d'entre eux se décideront plus rapidement, simplement parce que l'offre est limitée dans le temps.

L'avantage pour vous ?

• Moins de travail pour le suivi des devis qui n'ont pas été approuvés

• Un peu de pression peut stimuler vos ventes

• Vous disposez ainsi d'une "excuse" idéale pour assurer le suivi des devis.

Pour augmenter encore le taux de réussite, veillez à ce que la date d'expiration ne soit pas trop éloignée dans le temps. Pour les offres valables pendant 6 mois, il n'y a pas vraiment d'effet "maintenant ou jamais".

En revanche, une date d'expiration dans six mois peut également avoir un effet positif.

Dans ce cas, votre client aura un peu de répit et de temps pour réfléchir. Pour les projets plus importants, c'est la solution à privilégier. Rassurer votre prospect ou votre client sur le fait que les prix sont fixés pour une période plus longue peut le convaincre d'opter pour vous.

Conseil de pro : CoManage remplit automatiquement la date d'expiration de vos offres sur base d'un paramètre unique. Si vous souhaitez utiliser une période plus longue ou plus courte pour certaines offres, vous pouvez facilement la modifier manuellement.

# 7 Description détaillée des services ou des produits

Sur l'exemple de devis, vous pouvez voir une description claire des services qui seront fournis après approbation.

Outre une description générale, il est préférable de donner autant de détails que possible.

Vous donnez ainsi au client une idée claire des coûts de chaque pièce, produit ou tâche.

Grâce aux détails, vous donnez également au client la possibilité de ne pas prendre en compte certaines options ou certains produits. Si vous donnez un prix total sans plus de détails, vous présentez une offre à prendre ou à laisser.

Tout dépend de vous et des attentes de votre client.

Conseil de pro : Dans CoManage, vous pouvez facilement adapter vos devis en fonction des réactions de vos clients. En quelques clics, vous pouvez ajouter, supprimer ou modifier vos prix et vos produits ou services afin de mieux répondre aux attentes du client.

# 8 Prix, (sous-)totaux, remises

Les prix sont sans aucun doute l'un des éléments les plus importants de vos devis. Souvent, ils sont le principal facteur de décision. Vous. Ou votre concurrent moins cher qui propose exactement la même chose.

Il est essentiel de mentionner si la TVA est incluse ou non. Il est courant de :

• d'indiquer le montant de la TVA dans un devis B2C

• d'indiquer les prix hors TVA dans un devis B2B.

Pour éviter tout malentendu, mentionnez-le deux fois. Ou trois fois.

Votre offre comprend-elle des services ou des biens supplémentaires gratuits ? Par exemple, une période de garantie, des frais d'expédition ou d'installation gratuits.

Veillez à l'indiquer dans votre offre et à mentionner le prix de manière explicite.

0 €

0 $

Extra et gratuit. Tout le monde aime ça.

Il est également possible d'accorder une réduction. Il suffit d'indiquer le montant ou le pourcentage que vous souhaitez accorder à votre client et de laisser un outil faire le calcul pour vous.

Conseil de pro : CoManage prend en charge les calculs de TVA. Si vous utilisez des taux d'imposition différents, vous pouvez définir le taux de TVA par produit ou service séparément.

# 9 Conditions générales

Le moins que vous puissiez faire est d'inclure dans votre devis un lien hypertexte vers la version en ligne de vos conditions générales.

Il est de loin préférable d'inclure la version complète de vos conditions dans votre devis.

Cela présente certains avantages :

• Les modifications apportées à la version en ligne de vos conditions générales peuvent avoir une incidence sur votre offre. Cela peut être à votre (dés)avantage. Vous pouvez facilement éviter ce genre de malentendus en incluant explicitement les conditions juridiquement contraignantes dans vos devis. Votre client en a une copie et vous aussi. Il n'y aura jamais de doute ou de discussion sur les conditions applicables au moment de l'approbation de votre offre.

• Implicitement, vous montrez également que faire des affaires avec votre entreprise est clair et simple. Vous ne pouvez pas savoir si votre client a réellement lu vos conditions, mais le fait d'avoir mentionné vos règles dès le début vous place dans une position plus forte par la suite.

Conseil de pro : Dans CoManage, vous pouvez introduire / adapter vos conditions générales sur vos devis et les ajouter automatiquement à toutes vos offres (et factures).

Conclusion : que faire de l'exemple de devis ?

L'exemple de devis n'est qu'un exemple. Vous n'êtes pas obligé de mentionner tous les éléments ci-dessus dans vos offres.

Mais d'un autre côté, le devis fictif contient tous les éléments qui permettent d'établir la confiance et d'éviter les malentendus.

Ces deux éléments sont importants dans toute relation d'affaires qui se veut fructueuse.

Voulez-vous faire des offres comme l'exemple PDF ci-dessus ?