Die Zahlungserinnerung: 7 bewährte Praktiken

7 wirksame Tipps, um Zahlungserinnerungen in bares Geld zu verwandeln

Wenden Sie unsere Tipps an, und Sie werden sich viel weniger mit diesem unangenehmen Teil des Geschäftslebens auseinandersetzen müssen. Woher wir das wissen?

Ende 2022 haben wir eine Umfrage unter 436 Freiberuflern und KMUs durchgeführt, die CoManage zur Erstellung von Rechnungen nutzen. Dabei ist uns aufgefallen, dass nur wenige von ihnen Zahlungserinnerungen versenden müssen.

In der gleichen Studie fanden wir heraus, dass eine überwältigende Mehrheit (73 %) dieser Unternehmen innerhalb von 3 Wochen nach dem Versand einer Rechnung bezahlt wird.

Wie können Sie dies also auch erreichen? Was sind die geheimen Zutaten, um sich weniger mit der Jagd nach Kunden zu beschäftigen?

Spoiler-Alarm: Software ist nur ein Punkt auf der Liste. Stellen Sie also sicher, dass Sie die goldenen Nuggets nicht verpassen...

#1 Senden Sie Ihre Zahlungserinnerung so schnell wie möglich

Sie können eine Zahlungserinnerung vor, am oder nach dem Fälligkeitsdatum Ihrer Rechnung verschicken.

Das heißt, Sie haben 3 Möglichkeiten, Ihre Kunden zu kontaktieren, um ausstehende Rechnungen zu vermeiden.

Erinnern Sie Ihre Kunden vor dem Fälligkeitsdatum der Rechnung

Dieser Zeitpunkt ist nicht für jedes Unternehmen geeignet. Er ist typisch für Unternehmen, die einen großen Kundenstamm haben und mit wiederkehrenden Rechnungen arbeiten. Denken Sie an Energieversorger, Telekommunikationsunternehmen, Internetanbieter usw.

Also am Tag der Fälligkeit der Zahlung?

Auch wenn Sie Ihre Zahlungserinnerung einen Tag nach dem Fälligkeitstag verschicken könnten, ist dies vielleicht nicht die beste Entscheidung.

Banken sind gierige Ungeheuer. Sie nehmen das Geld schneller ab, als es auf Ihrem Konto eingeht.

Wenn Sie also am Fälligkeitstag keine Zahlung von Ihrem Kunden sehen, ist es möglich, dass das Geld auf dem Weg ist.

Stellen Sie sich vor, wie Sie aussehen würden, wenn Sie in diesem Moment eine Zahlungserinnerung schicken würden. Das wäre eine Mischung aus "ungeduldig" und "Rechnungspolizei".

Es ist nichts falsch daran, im Geschäftsleben streng zu sein, aber die Kunden haben keinen Einfluss darauf, wie schnell die Banken Geld überweisen.

Oder warten Sie lieber noch etwas länger, bevor Sie Ihre Zahlungserinnerung verschicken?

Ein Aufschub der Mahnung um einen weiteren Tag nach dem Fälligkeitsdatum kann funktionieren. Vorausgesetzt:

• Dieser Tag fällt nicht auf ein Wochenende oder einen offiziellen Feiertag.

• Ihre Rechnung ist nicht für einen internationalen Kunden bestimmt. In diesem Fall kann die Banküberweisung leicht Tage dauern.

Auf jeden Fall sollten Sie den Termin nicht zu lange hinausschieben. Wenn Sie das tun, erwecken Sie den Eindruck, dass

• Sie haben es nicht eilig, Ihr Geld zu bekommen

• oder dass Ihre Verwaltung ein riesiges Durcheinander ist.

Beides wollen Sie nicht, oder?

Es gibt keine Regel, die für alle Unternehmen gilt. Aber warten Sie nicht länger als höchstens 2 Wochen, um Ihre Kunden an überfällige Rechnungen zu erinnern.

#2 Erheben Sie zusätzliche Verwaltungsgebühren

Als Unternehmer gehen Sie davon aus, dass Ihre Kunden Ihre Geschäftsbedingungen gelesen haben und mit ihnen einverstanden sind. Die brutale Realität der unbezahlten Rechnungen zeigt, dass dies eine Illusion ist.

Das heißt aber nicht, dass Sie sich nicht absichern können. Nennen Sie die genauen zusätzlichen Gebühren und Kosten in Ihren Geschäftsbedingungen.

Was ist eine angemessene Gebühr für überfällige Zahlungen?

Die Festlegung einer Gebühr für Kunden, die Ihre Rechnung zu spät bezahlen, ist keine rein mathematische Angelegenheit.

Es gibt zwei Seiten der Geschichte.

Ihr Kunde hat Sie schlecht behandelt, und Sie wollen ihn irgendwie bestrafen. Es ist Ihre Pflicht als Unternehmer, einen Mittelweg zu finden. Die folgenden 3 Optionen sind die beliebtesten (und vernünftigsten);

1. Ein auf Jahresbasis berechneter Zins. Je länger Ihr Kunde mit der Zahlung wartet, desto höher ist die Gebühr.

2. Ein Prozentsatz des Rechnungsbetrags. Schön, aber was ist mit einer Rechnung über 20 Euro? Wollen Sie wirklich Pfennige oder Cent berechnen?

3. Ein Pauschalbetrag, aber sind 10 Euro eine angemessene Gebühr für eine unbezahlte Rechnung von mehreren tausend Euro?

Sie können diese Regeln kombinieren oder einen Anwalt oder Ihren Buchhalter zu Rate ziehen.

Wenn Sie Ihre Gebühr festgelegt haben, haben Sie immer noch die Wahl, ob Sie sie anwenden oder nicht.

Wann sollten Sie Verwaltungsgebühren für überfällige Zahlungen erheben?

Das entscheiden natürlich Sie, aber wenn Sie eine der folgenden Fragen mit "Ja" beantworten, sollten Sie die Gebühren erheben.

• Ist es das erste Mal, dass der Kunde bei Ihnen bestellt?

• Würde Ihr Unternehmen ohne diesen Kunden überleben?

• Ist dies nicht das erste Mal, dass der Kunde zu spät zahlt?

Es ist einfacher, voranzukommen, wenn man kein schweres Gepäck mit sich herumträgt.

Die Erhebung einer Gebühr hat für Sie zwei potenzielle Vorteile:

1. Beim nächsten Mal wird Ihr Kunde Sie vielleicht rechtzeitig bezahlen.

2. Jemand wird Sie zumindest für die verlorene Zeit und den zusätzlichen Stress entschädigen.

Verzichten Sie auf die Erhebung von Verwaltungsgebühren?

Ein treuer Kunde ist Ihnen wahrscheinlich mehr wert als die Gebühr, die Sie gesetzlich für unbezahlte Rechnungen verlangen können.

Auch wenn Sie es vorausgesehen haben, zwingt Sie niemand, Ihre eigenen Geschäftsregeln anzuwenden.

Sie können jedoch ausdrücklich darauf hinweisen, dass Sie KEINE zusätzlichen Kosten für die Bearbeitung des Zahlungsverzugs berechnen werden. Auf diese Weise zeigen Sie guten Willen.

Und mehr noch: Sie erinnern Ihre Kunden daran, dass sie einen kleinen Fehler gemacht haben, dass Sie ihnen aber verzeihen können.

#3 Sofortige Zahlung verlangen

Ihr Kunde hat Ihre Rechnung nicht bezahlt. Es wäre ein großer Fehler, in Ihrer Mahnung ein weiteres Zahlungsziel zu nennen.

Warum eigentlich?

Machen wir uns nichts vor. Ihr erstes Zahlungsziel hat nichts bewirkt. Warum sollten Sie glauben, dass ein neuer Zahlungstermin dies ändern wird?

Wenn jedoch Ihre Beziehung zu Ihrem Kunden auf dem Spiel steht, können Sie etwas Kulanz zeigen. Aber nicht zu viel.

Gehen wir von folgendem Szenario für einen Dienstleistungsanbieter aus:

• Ihr Zahlungsziel für Rechnungen: großzügige 30 Tage.

• Sie stellen Ihrem Kunden erst dann eine Rechnung, wenn Sie den Auftrag abgeschlossen haben.

• Das Projekt hat Sie 2 Wochen gekostet.

• Nach 44 Tagen (30+14) haben Sie immer noch nicht das Geld, das Ihnen zusteht.

Werden Sie wirklich eine Verzögerung von weiteren 30 Tagen zulassen? Oder eher eine Woche?

Was wäre, wenn dies bei 5, 10 oder gar 20 Kunden der Fall wäre?

Wie lange wird Ihr Unternehmen in diesem Fall noch arbeiten können?

Sie verstehen, worum es geht.

Schon ein einziger Zahlungsrückstand kann für einen Freiberufler oder ein kleines Unternehmen fatal sein. Sorgen Sie dafür, dass es Ihnen nicht so ergeht.

Wenn Sie Waren herstellen und/oder verkaufen, ist die Situation etwas anders.

• Sie zahlen im Voraus für die Produktion oder den Kauf.

• Das bedeutet, dass Sie im Voraus eine finanzielle Reserve gebildet haben.

• Keine Zahlung, keine Lieferung.

• Vorauszahlungen sind bei Waren weiter verbreitet als bei Dienstleistungen.

#4 Geben Sie nicht nach einer Zahlungserinnerung auf

Es ist wichtig, dass Sie mindestens eine Zahlungserinnerung versenden. Verlassen Sie sich nicht auf die Freundlichkeit Ihrer Kunden.

Selbst wenn sie loyal sind, werden Sie Ihrem Ruf nicht schaden. Manche Kunden vergessen wirklich, Sie rechtzeitig zu bezahlen.

• Der neue Geschäftsführer versucht, den Arbeitsablauf umzustellen.

• Sie haben ihr Fakturierungsprogramm oder ihren Buchhalter gewechselt.

• Änderungen der Adresse oder sogar der Unternehmensstruktur.

• Unvorhergesehene Umstände wie Krankheit, ein gehacktes System und dergleichen.

Tun Sie sich und Ihrem Bankkonto einen Gefallen. Senden Sie mindestens eine Zahlungserinnerung.

Und schicken Sie nicht mehr als 2. Wenn die Botschaft nach 2 Mahnungen noch nicht klar ist, müssen Sie einen anderen Gang einlegen.

• Ein Inkassobüro. Das ist ihre Aufgabe.

• Sie können ein Zahlungsschreiben von einem Anwalt verfassen lassen. Wenn Ihr Kunde davon nicht beeindruckt ist, werden Sie wahrscheinlich nie Ihr Geld bekommen.

Spezialisierte Dienstleister werden dies nicht kostenlos tun. Wenn die Situation eskaliert, können Sie die Sache auch vor Gericht bringen. Das wird mehr kosten, ohne dass Sie jemals Ihr Geld sehen werden.

Der größte Gefallen, den Sie Ihrem Unternehmen tun können? Sprechen Sie mit einem Wirtschaftsanwalt, um Ihre allgemeinen Geschäftsbedingungen zu verfassen oder zu überprüfen. Vergewissern Sie sich, dass Sie Ihre Zahlungsbedingungen und Sanktionen für den Fall, dass Kunden diese nicht einhalten, ausdrücklich erwähnen.

Vergewissern Sie sich auch, dass Sie diese in Ihre Rechnungen und sogar in Ihre Angebote aufnehmen.

Scheuen Sie sich nicht, Spezialisten mit der Eintreibung überfälliger Zahlungen zu beauftragen. Ihre Kunden haben auch Sie eingestellt, weil Sie ein Spezialist auf Ihrem Gebiet sind.

Nutzen Sie in jedem Fall Ihren Verstand und Ihr Bauchgefühl.

Manche Kunden werden sich beleidigt fühlen und nie wieder mit Ihnen Geschäfte machen. Das ist ihr Pech. Ihr Bewusstsein ist klar, denn Sie haben den Job gemacht, Sie hatten Geduld, Sie haben sie freundlich daran erinnert...

#5 Überlegen Sie, wie Sie eine Zahlungserinnerung versenden

Die Art und Weise, wie Sie Ihre Zahlungserinnerung versenden, hat großen Einfluss darauf, wie schnell Sie Ihr Geld erhalten.

Grundsätzlich haben Sie zwei Möglichkeiten: E-Mail und Briefpost. Welche ist nun die beste?

Das kommt darauf an.

Eine Zahlungserinnerung hat nur dann eine Chance, wenn der Kunde sie auch erhält.

Zahlungserinnerungen per Post verschicken

Im digitalen Zeitalter werden Briefe garantiert wahrgenommen. Wenn Sie Zahlungserinnerungen per Post verschicken, ist die Chance groß, dass der Empfänger den Brief zumindest öffnet.

Der Druck und Versand von Briefen ist teurer als der Versand per E-Mail. Außerdem erfordert es mehr Aufwand von Ihnen. Aber das ist ein kleiner Preis, den Sie zahlen müssen.

Einschreiben ist wahrscheinlich eine noch bessere Option.

Zusammen mit Ihrer Nachricht "Bitte zahlen" senden Sie auch ein lautes Signal, dass Sie die Zustellung des Briefes verfolgen.

Mit anderen Worten: Sie haben einen legalen Beweis dafür, dass der Kunde Ihre Zahlungserinnerung tatsächlich erhalten hat.

Manchmal ist der Postweg nicht der empfohlene Weg.

• Der Postdienst in Ihrem Land ist, sagen wir mal, fehlerhaft. Unzuverlässig, verspätet, zu teuer.

• Wenn Ihr Kunde im Ausland lebt, gibt es zusätzliche Kosten und das Risiko, dass Briefe nicht ankommen. In diesem Fall können Sie einen Kurierdienst beauftragen, der Ihre Zahlungserinnerung an der Haustür abliefert.

Zahlungserinnerungen per E-Mail verschicken

E-Mails sind aus vielen Gründen der bevorzugte Weg, um mit Kunden zu kommunizieren. Es ist völlig normal, diesen Kanal zu nutzen, um Kunden an ihre Pflichten zu erinnern.

Wenn Sie Glück haben, leben Sie in einem Land, in dem registrierte E-Mails vor Gericht als Beweismittel gelten. Das kann sich im schlimmsten Fall als nützlich erweisen.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, eine E-Mail-Vorlage für Ihre Zahlungserinnerung zu verwenden. Dann verschicken Sie Ihre Mahnung per E-Mail, ohne Ihr E-Mail-Programm überhaupt zu öffnen.

Ja, das ist möglich und einfach.

Wenn Sie mit CoManage eine Rechnung erstellen, können Sie diese mit einem Knopfdruck versenden.

Das Gleiche gilt für Ihre Zahlungserinnerungen. Ihr Kunde erhält eine E-Mail, als hätten Sie sie direkt verschickt.

Einfacher kann das Versenden von Zahlungserinnerungen wirklich nicht sein.

#6 Verlassen Sie sich nicht auf Ihr Gedächtnis oder Ihren Terminkalender, um Ihre Kunden an die Zahlung zu erinnern.

Sicherlich haben Sie Besseres zu tun, als sich daran zu erinnern, wann Ihre Kunden Sie bezahlen müssen.

Ihr Gedächtnis braucht Energie, und die sollten Sie lieber in Geld umwandeln, als von dem Geld zu träumen, das Ihnen die Kunden schulden.

Außerdem ist ein digitaler Kalender nicht das richtige Instrument, um Zahlungen zu verfolgen.

• Planung: Sie haben eine Rechnung erstellt und müssen nun das Zahlungsdatum in Ihren Kalender eintragen.

• Wartung: Wenn ein Kunde Ihre Rechnung fristgerecht bezahlt hat, müssen Sie die Erinnerung aus Ihrem Kalender entfernen.

• Unterbrechungen: Sie hatten geplant zu arbeiten, aber plötzlich ist Ihr Tag mit der langweiligen Aufgabe gefüllt, Zahlungserinnerungen zu versenden. In diesen Momenten können Sie sich von all der positiven Energie verabschieden, die Sie sich erhofft hatten.

Was ist also Ihre beste Alternative?

Eine klare Übersicht über alle Ihre Rechnungen an einem Ort.

Wie Sie das machen, bleibt ganz Ihnen überlassen.

Wenn Sie es vorziehen, Ihre Rechnungen mit Excel zu erstellen, können Sie am besten ein Master-Tabellenblatt anlegen, das alle Details, einschließlich des Fälligkeitsdatums, enthält.

Oder Sie können sich Ihr Geschäft und Ihr Leben noch einfacher machen...

#7 Verwenden Sie Rechnungssoftware, um Zahlungserinnerungen zu versenden. Automatisch oder manuell.

Rechnungssoftware wie CoManage spart Ihnen viel Zeit bei der Erstellung, Verwaltung und Verfolgung fälliger Rechnungen. Und doch haben wir diesen Tipp als letzten in der Reihe gespeichert.

Der Grund dafür?

Sich blind auf Software zu verlassen, um Zahlungsprobleme zu lösen, ist riskant.

Die besten Ergebnisse - Kunden, die ausstehende Rechnungen bezahlen - erzielen Sie, wenn Sie die oben genannten bewährten Verfahren mit einem praktischen Tool anwenden.

CoManage bietet zwei Möglichkeiten, fällige Rechnungen zu verwalten.

Automatische Zahlungserinnerungen senden

Die Option "Einrichten und vergessen" ist ideal, wenn Sie Ihr Bankkonto mit Ihrer Rechnungssoftware verbinden. Sie können z. B. Ponto verwenden, das mit CoManage kompatibel ist.

Wenn Geld auf Ihr Konto überwiesen wird, erhält die Rechnung automatisch den Status "Bezahlt".

Wenn sie überfällig ist, schickt unsere Software Ihrem Kunden automatisch eine Mahnung.

Zahlungserinnerungen mit einem Klick versenden

Wir empfehlen diese Option für zwei Fälle.

1. Wenn es Ihnen nichts ausmacht, die Zahlungen manuell zu verfolgen.

2. Wenn Sie die volle Kontrolle über den Zeitpunkt Ihrer Zahlungserinnerungen haben möchten.

Sobald Sie einen roten Status neben einer Rechnung sehen, können Sie auf die Schaltfläche klicken.

Wir hoffen sehr, dass unsere Tipps Ihnen helfen, das lästige Cashflow-Problem schnell zu lösen. Wenn Sie einen Vorgeschmack darauf bekommen möchten, was CoManage sonst noch für Ihr Unternehmen tun kann, können Sie es kostenlos ausprobieren.