Factuur maken in het Engels, Frans, Duits (+ 131 andere talen)

Inhoudstafel

• Het voordeel van een factuur opmaken in een vreemde taal

• Mag je een factuur in een andere taal opstellen?

• Welke onderdelen van een factuur moet je eigenlijk vertalen?

• Hoe maakt je snel een factuur in elke taal?

• Andere veelgestelde vragen over facturatie in andere talen

Het voordeel van een factuur opmaken in een vreemde taal

Als je een factuur stuurt naar een klant in het buitenland, kan je deze theoretisch gezien best opmaken in de taal van je klant.

Klantvriendelijkheid, je weet wel…

Uiteindelijk wil je geld innen en het kan absoluut geen kwaad om zo duidelijk mogelijk te zijn waarover je factuur gaat.

Helaas is het Nederlands geen populaire internationale taal.

Zelfs in België zijn er 3 officiële talen. Heb je een klant in Wallonië? Dan is de kans groot dat je klant jouw factuur sneller zal betalen als deze in het Frans is opgesteld.

Waarom?

• Je zal minder vragen krijgen over wat er precies bedoeld wordt met de omschrijving van je product.

• Een factuur verwerken voor de boekhouding gaat sneller als meteen duidelijk is welke info waar op je factuur staat.

Hetzelfde geldt voor al je klanten buiten het Nederlandstalige gebied.

Je kent het spreekwoord wel: “Beter een goede buur dan een verre vriend.”

Maar wat als die verre vriend een klant uit, zeg maar, Polen is? Zal je dan een factuur in het Pools opstellen?

Mag je een factuur in een andere taal opstellen?

Het beste wat je kan doen voor je zomaar facturen in een andere taal opstelt, is je boekhouder raadplegen. Naast klantvriendelijkheid is er namelijk nog een belangrijke factor: de wetgeving.

Bovendien is er een onderscheid tussen ondernemen met het buitenland en ondernemer zijn in het buitenland.

Facturen bestemd voor het buitenland

Ook al is je bedrijf gevestigd in België of Nederland, de wetgeving binnen de EU is voor elke lidstaat anders. Zoals je weet verandert deze om de haverklap.

Facturen in een gebruikelijke taal (Engels, Frans, Duits) zullen waarschijnlijk wettelijk gezien geen problemen opleveren, maar dat kan voor andere talen wel het geval zijn.

Uiteindelijk moeten je facturen bij de btw-administratie belanden. Ambtenaren zitten zeker niet te popelen om jouw factuur in, bijvoorbeeld het Japans, te ontrafelen.

Factureren als ondernemer in het buitenland

In welke taal moet je als Belg, of Nederlander facturen opstellen als je onderneming in het buitenland gevestigd is?

Helaas kunnen we geen eenduidig antwoord geven op deze vraag. De wereld is groot en Nederlandstalige ondernemers bevinden zich in de vier windstreken.

• Misschien baat je een B&B uit in Spanje, of Frankrijk?

• Misschien heb je een vestiging geopend van je moederbedrijf in een voormalig oostblokland?

• Of misschien run je zelfs een IT-bedrijf vanuit Indonesië?

In alle gevallen geldt dat je best de lokale autoriteiten raadpleegt over jouw wettelijke verplichten en beperkingen voor facturatie in een vreemde taal.

Als ondernemer in het buitenland betekent vreemde taal overigens iets anders dan het Nederlands.

Als je in Portugal woont en daar een bedrijf runt, is het Nederlands exotisch voor de Portugese administratie.

Zorg ervoor dat je de wetten naleeft van het land waarin je onderneemt. Zo vermijd je heibel en boetes.

Welke onderdelen van een factuur moet je eigenlijk vertalen?

Een factuur bestaat uit verschillende onderdelen. Sommige zijn altijd dezelfde, andere variëren per factuur die je maakt.

In het algemeen geldt dat je zorgvuldig tewerk moet gaan met vertalingen op je factuur.

Fouten in vertaalde facturen kunnen je veel geld kosten

Verplichte vermeldingen

Op een factuur moet je een beperkt aantal elementen verplicht vermelden. Bijvoorbeeld het woord "factuur", de "vervaldatum" enz.

Echt ingewikkeld en veel werk is het niet om dat te vertalen:

• Datum = Date (Engels ) = Datum (Duits)

• Factuur = Invoice (Engels) = Faktur (Duits)

In CoManage staan de vertalingen van de standaardelement overigens klaar voor 5 talen. Welke? Dat ontdek je verderop.

Producten en diensten

Vertalingen van omschrijvingen van je producten of diensten is een hardere noot om te kraken.

Deze moet je correct vertalen op je factuur omdat sommige landen voor bepaalde diensten of goederen extra of geen belasting heffen. Als je dit verkeerd vertaald heb in je factuur, kan dat jou en je klant in de problemen brengen.

Je kan eventueel jouw offerte gebruiken als test voor je definitieve vertaling op je factuur.

• Bezorg je offerte in de taal van je klant. Veel organisaties en zelfs consumenten zullen dit sowieso eisen voordat ze jouw aanbod toezeggen. Als iets niet duidelijk of fout is, zullen ze je dat (hopelijk) laten weten.

• Heeft je klant geen aanmerkingen? Dan kan je later jouw offerte met één klik omzetten in een factuur. De vertaling is dan al gebeurd en dat is natuurlijk handig:

Algemene voorwaarden

Je Algemene Voorwaarden bieden je een wettelijke bescherming. Maar zoals je weet zijn kleine lettertjes belangrijk in rechtszaken.

Als je diensten of producten levert waaraan een aardig prijskaartje aan verbonden is, dan kan je de vertaling van je voorwaarden best door professionele vertalers laten verzorgen.

Ook dat is maar een eenmalige kost en moeite. Maar wel eentje die loont.

Hoe maak je snel een factuur in elke taal?

Hoeveel tijd er nodig is om een factuur in een andere taal op te stellen, hangt vooral af van de facturatie software die je gebruikt.

In CoManage, bijvoorbeeld, kan je gemakkelijk switchen tussen de 5 meest gebruikelijke talen voor onze meer dan 1500 tevreden gebruikers.

• Nederlands

• Engels

• Frans

• Duits

• Spaans

Naast deze talen kan je ook facturen opstellen in 129 andere talen. Alfabetisch gaat de lijst van Abchazisch tot Zoeloe.

Voor deze talen zijn er op dit ogenblik geen vertalingen van de standaardelementen op voorhand beschikbaar. Het is echter een kleine moeite om deze toe te voegen bij de instellingen voor je facturen.

Zet gewoon de vertaling in het veld naast het origineel en je bent klaar.

We willen hierbij 2 zaken opmerken:

1. Dit hoef je maar 1 maal te doen. Daarna kan je deze vertalingen gewoon inladen, zoals dat voor bijvoorbeeld Engelse facturen al het geval is.

2. Je kan ook vertalingen invoeren die andere lettertekens gebruiken, zoals het Arabisch, Cyrillisch schrift, Hebreeuws enz.

Zodra je de vertaling opslaat, kan je facturen opmaken in de taal van je keuze.

Andere veelgestelde vragen over facturatie in andere talen

Kan je in een facturatieprogramma een originele en een vertaalde factuur maken?

Als je een facturatieprogramma gebruikt, moet je rekening houden met het factuurnummer. Op elke factuur is deze verschillend: de nummering loopt op.

Dit kan er bijvoorbeeld als volgt uitzien:

• Jaar + datum + factuurnummer (bijv.: 2022-12-12-00000678)

• Of voorvoegsel + factuurnummer (bijv.: Fact-000678)

Als je een factuur opstelt in bijvoorbeeld het Nederlands en deze daarna voor je klant in het Duits wil maken, moet het factuurnummer hetzelfde blijven.

Is dat niet het geval, dan heb je boekhoudkundig gezien twee aparte facturen opgesteld. Dat heeft gevolgen voor je omzet en je belastingen.

• 2022-12-12-00000678: je Nederlandse factuur

• 2022-12-12-00000679: je Duitse factuur voor dezelfde diensten en klant

Dit wil je te allen tijden vermijden.

Heb je toch een factuur in jouw taal en die van je klant nodig? Dan kan je bijvoorbeeld je originele factuur in een Word document vertalen.

Vermeld hier duidelijk dat het gaat over een VERTALING van de originele factuur.

Bezorg best je klant ook het origineel om misverstanden en discussies te vermijden.

Kan je vertalingen van facturen wijzigen?

Met degelijke facturatie software kan je op elk ogenblik een factuur wijzigen. Dat geldt ook voor facturen die je in een vreemde taal opstelt.

Het is wel belangrijk om weten dat zodra je een factuur indient bij de btw-administratie, dat een officieel boekhoudkundig document is.

Daarom is het belangrijk dat je eerst nagaat of je jouw factuur zomaar in een andere taal aan je klant kan bezorgen. Een creditnota opstellen om je fout recht te zetten, zal je in dit geval helaas niet helpen.

Hou er ook rekening mee dat landen informatie uitwisselen in de strijd tegen fraude en corruptie. Mocht plots blijken dat jouw factuurnummering niet overeenkomt met de factuur die je jouw klant hebt bezorgd, kan dit beide partijen in de problemen brengen.

Welk factuurprogramma ondersteunt schriften van rechts naar links?

Naast een ander schrift, zoals ons alfabet, gebruiken sommige talen ook een andere schrijfrichting. Buiten CoManage zijn er weinig facturatieprogramma’s van Belgische bodem waarin je schriften van rechts naar links kan gebruiken.

Op dit ogenblik kan je met ons programma facturen opstellen in het Arabisch, Perzisch, Hebreeuws, Koerdisch en Urdu.

In welk factuurprogramma kan je het niet-Latijnse alfabet gebruiken?

Facturen opstellen in talen die geen Latijns alfabet gebruiken kan uitdagend zijn.

In CoManage is dit echter geen enkel probleem. Ons programma is gebruiksklaar voor de meeste talen die geen gebruik maken van het Latijnse alfabet. Hieronder behoren bijvoorbeeld het Japans, Chinees, Bulgaars, Grieks enz…

Moet je naast een vreemde taal ook andere valuta in je factuur gebruiken?

Het is sterk aangeraden om hierover raad te vragen aan je boekhouder. Zeker wanneer je facturen wil opstellen in niet courante valuta, zoals de Amerikaanse dollar, zijn de zaken riskant en ingewikkeld.

Anderzijds is dit technisch wel mogelijk (en eenvoudig) in CoManage.

Run je een onderneming in het buitenland en zijn je klanten ook daar gevestigd? Dan is ons facturatieprogramma een van de beste keuzes die je als Belg of Nederlander kan maken.

• Je stelt facturen op in de taal van het land waar je woont.

• Je gebruikt de valuta van het land waarin je onderneemt.

• Je bent er zeker van dat mocht je vragen hebben, ons team jou gewoon in het Nederlands kan verder helpen.